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Posted 2 months ago

Logistician

Job Identification
6051
Locations
  • Isiro, Congo, The Democratic Republic of the
Posting Date
09/23/2022, 05:01 PM
Apply Before
10/07/2022, 05:01 PM
Job Schedule
Full time
Agency
UNDP
Grade
NB3
Vacancy Type
National Personnel Service Agreement
Practice Area
Management
Bureau
Regional Bureau for Africa
Contract Duration
1 Year
Education & Work Experience
High School certificate
Required Languages
French
Vacancy Timeline
2 Weeks

Job Description

Project description

En vue de la mise en oeuvre du Plan d’Investissement Réduction des Emissions dues à la Déforestation et à la Dégradation des Forêts, le PNUD est entrain de mettre en oeuvre le Programme Intégré REDD+ (PIREDD+) dans l’Ex grande Province Orientale notamment les 3 provinces de Bas – Uélé, Ituri et Tshopo couvertes par le PIREDD Oriental (PIREDD-O) et la province de Haut Uélé couverte par le PIREDD Haut Uélé (PIREDD- HU).

Le PIREDD-HU en couvrant la période de 2022-2026, a été formulé sur la base d’une approche participative, après plusieurs interactions impliquant plusieurs parties prenantes. Le PIREDD-HU est financé par l’Agence coréenne de coopération internationale (KOICA) à hauteur de 8 millions USD.

Il vise à réduire la déforestation et la dégradation des forêts et à améliorer durablement les revenus des communautés locales y compris les peuples autochtones, les femmes et les jeunes dans les zones cibles de la province du Haut-Uélé.

Le programme proposé interviendra à trois niveaux :

  • Niveau local : pour favoriser une gestion durable des ressources naturelles et organiser l’espace de vie des communautés locales ;
  • Niveau provincial : pour développer le cadre institutionnel qu’il faut pour mettre en œuvre des politiques d’aménagement du territoire et de la décentralisation ; et
  • Niveau des Entités Territoriales Décentralisées et des Territoires : pour une articulation et une cohérence entre les orientations provinciales et les besoins de développement socioéconomiques des communautés à la base.

Pour ce faire, le programme retient 3 Territoires : Rungu, Wamba et Watsa. Au sein des territoires, les interventions couvriront 12 chefferies / secteurs et 72 terroirs villageois.

Les interventions du programme comprennent :

La structuration et le renforcement des capacités des structures de concertation multi-acteurs et multisectorielles ;

L’appui au développement de plans concertés d’usage des terres et des ressources ;

La mise en œuvre transparente des interventions REDD+ ;

L’amélioration de la prévalence des méthodes de contraception modernes dans ces zones ;

Une meilleure compréhension des dynamiques démographiques.

C’est dans ce cadre que le PNUD recrute une personne outillée pour s’occuper des aspects logistiques, au sein de la Coordination du PIREDD Haut Uele.

 

Scope of Work

Le/la Logisticien/ne aura principalement comme tâche d’appuyer la mise en œuvre du Programme PIREDD Haut-Uélé au niveau de la coordination de son affectation, sur le plan administratif et logistique.

En veillant à l’égalité des sexes et à la dé-marginalisation des femmes sur les plans individuel, institutionnel et social, Le/la Logisticien/ne aura à assumer les responsabilités suivantes :

Veiller à la supervision des chauffeurs, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

  • Etablir le planning mensuel d’utilisation des chauffeurs et des véhicules;
  • Contrôler les mouvements des chauffeurs pendant les heures de service;
  • Assurer l’accueil et le raccompagnement à l’Aéroport du personnel et des tiers autorisés.

Veiller à la bonne utilisation des véhicules du Bureau et à leur maintien en bon état de fonctionnement, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

  • Assurer le contrôle de la tenue des carnets de bord, la consommation de carburant, le kilométrage des véhicules, motos et d’autre véhicules ;
  • Planifier les entretiens périodiques, la maintenance préventive et corrective des véhicules pour qu’ils soient dans un bon état de fonctionnement et suggérer les réformes éventuelles;
  • Réclamer auprès des garages les faiblesses enregistrées dans les entretiens et réparations des véhicules ainsi que préconiser les actions correctives appropriées;
  • Veiller au bon état de l’ensemble des véhicules, motos, groupes électrogènes et équipements informatiques en termes de maintenance en planifiant et en assurant leur entretien et en supervisant les travaux des techniciens de maintenance ;

Assurer la gestion administrative des dossiers de Transports, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

  • Etablir le car log history des véhicules;
  • Etablir le rapport consolidé de l’utilisation des véhicules;
  • Classer les demandes d’utilisation des véhicules ;
  • Assurer la gestion du dossier des assurances automobiles et des sinistres ;
  • Contrôler les documents requis des chauffeurs et autre personne autorisée à conduire;
  • Etablir le tableau mensuel sur la situation des véhicules du Bureau (Véhicules affectés aux Unités, en custody ou au garage);
  • Préparer les bons d’entretien des véhicules et certifier les factures des garages ;
  • Préparer les bons de carburant des véhicules;
  • Produire les rapports périodiques de consommation de carburant;
  • Etablir et mettre à jour le calendrier de congé des chauffeurs;
  • Suggérer des sanctions et/ou des enquêtes pour des questions relatives aux exigences de performance ou de conformité aux règles et procédures du PNUD (écart de consommation, défectuosité d’un engin, accident, non-respect des instructions de service, etc.).
  • Veiller au respect, par les sociétés de nettoyage, des cahiers de charge quant aux conditions sanitaires et hygiéniques dans les installations ;
  • Veiller au respect, par les sociétés de gardiennage, des cahiers de charge sur la sécurité des installations et biens du PNUD commis à leur garde ;

La gestion des voyages, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

  • En articulation permanent avec la direction des opérations du PNUD, les autres bureaux de projets, les assistants administratifs financier des programmes et les partenaires donner un appui opérationnel et logistique a toutes les activités du programme, spécialement formations, diverses mission de voyage et conférences ;
  • Etablir et faire signer les Ordres de missions du personnel du bureau;
  • Organiser efficacement tous les voyages à l’étranger et missions du bureau du PNUD en préparant les documents nécessaires pour les vols de la Monusco, de UNHAS et des voyages internationaux;
  • Obtenir auprès des agences de voyages avec lesquelles le PNUD a signé des LTAs, des réservations, les factures proforma et faire les évaluations nécessaires afin de faire des choix optimums de billets pour les voyageurs.
  • Appuyer la gestion des matériels de IT sous supervision générale de l’équipe IT du bureau Kinshasa
  • Appuyer le (la) Chargé (e) de l’Administration et des Finances dans leurs fonctions ;
  • Accomplir toute tâche connexe demandée par la hiérarchie.

La gestion des Assets (actifs) du bureau, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

  • Tenir à jour les fiches de stock, enregistrer tous les mouvements de fournitures, approvisionnements et équipements achetés ou entreposés et, produire les rapports des stocks mensuels et les rapports d’inventaire à soumettre au coordonnateur provincial du programme ;
  • Préparer l’état de besoins en fournitures de bureau et produits d’entretien et assurer leur approvisionnement conformément aux règles et procédures du PNUD ;
  • Planifier et organiser le stockage pour faciliter les opérations de réception et de distribution des fournitures et consommables ;
  • Préparer et soumettre les rapports périodiques sur les inventaires des immobilisations et stock de fourniture de tous les projets du bureau;
  • Assurer un suivi et une maîtrise totale de tous les assets du bureau du PNUD;
  • Gérer quotidiennement les biens et immobilisations sous contrôle du PNUD et s’assurer que tous les assets sont enregistrés et inventoriés dans un fichier excel (et uploadé au microsoft teams) mise à jour et correctement renseigné.

Contribuer au partage des connaissances et à la formation des chauffeurs, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

  • Programmer des activités de formation des chauffeurs en rapport avec leurs rôles;
  • Sensibiliser les chauffeurs sur les notions de sécurité et les règles MOSS.

Institutional Arrangement

Le/la Logisticien/ne travaille sous la supervision générale du la Coordonnateur/rice de Projet et la supervision directe du/de la chargé(e) de l’Administration et des Finances du projet.

Comptencies

Core
Achieve Results:LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively:LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Learn Continuously:LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility:LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Act with Determination:LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner:LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion:LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination
 

Cross-Functional & Technical competencies 

Thematic AreaNameDefinition
Administration & OperationsAssets managementKnowledge of policy & procedures on PP&E; ability to prepare financial statements on PP&E; maintain Asset Management Module in ATLAS, Asset Dashboard; develop supporting tools for assets certification and further enhancements for AM module; design and run training programs, etc. on assets management and assets recording; run AP-AM interface; perform AP-AM-GL reconciliation; perform analytical review of AM reports and asset information to ensure completeness and accuracy of asset information
Administration & OperationsDocuments and records managementOverall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving
Administration & OperationsInventory managementEach office to ensure sufficient inventory items are available for use as well as reporting for items which are beyond the corporate threshold of $5K and above
Administration & OperationsVehicle managementKnowledge of policy & procedures on fleet management
Information Management & TechnologyIT Customer SupportAbility to support l customers on IT related issues and generate and contribute to continuous improvement processes to deliver a great user experience. Knowledge of ISO 9001 desirable. ITIL certification or similar is desirable.

 

Minimum Qualifications of the Successful NPSA

 

Min. Education requirements
  • Être titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires en sciences commerciales, sciences sociales ou dans un domaine similaire, de préférence complété par des études techniques commerciales ou de gestion de stocks serait un atout majeur ;
  • Être détenteur d’un permis de conduire en cours de validité.
Min. years of relevant work experienceExpériences

  • Avoir une expérience professionnelle d’au moins 6 ans dans le domaine de la logistique ou l’administration en général ;
  • Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans la gestion de stock (carburant, fournitures, etc.), de flotte de véhicules (voitures, moto, etc.) et/ou des voyages ;
  • Avoir la capacité de planifier, de gérer et de contrôler l’utilisation rationnelle des biens de grande valeur ;
  • Avoir la maîtrise des logiciels informatiques courants et spécifiquement Word et Excel ;
  • Expérience de travail d’au moins 2 an dans l’Ex grande Province orientale : Bas-Uélé, Ituri, Tshopo et Haut-Uélé est un atout .
  • Expérience antérieure dans le Système des Nations Unies constitue un atout
Required  skillsResponsabilité Globale et travail d’Equipe :

  • Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l’ONU ;
  • Démontrer sa capacité d’exercer dans un environnement ne tenant pas compte de la différence culturelle, de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité ;
  • Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative développé ;
  • Probité et confidentialité, rigueur et sens de l’organisation ;
  • Aptitude à travailler en équipe, et à apprendre ;
  • Esprit d’initiative et disponibilité ;
  • Avoir la capacité de travailler dans environnement multiculturel et interdisciplinaire.

 

Aptitudes Interactives :

  • Etablit des normes et objectifs de performance, et assume les responsabilités y afférentes ;
  • Bonne connaissance des réalités institutionnelles, sociales et culturelles ;
  • Bonne connaissance des règles et procédures en matière de gestion administrative ;
  • Bonnes qualifications en Informatique et très bonne connaissance de l’Atlas ;
  • Aisance dans la communication écrite et orale ;
  • Capacité de mettre en application de nouveaux systèmes.

 

Partenariat et Mise en Réseau :

  • Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD ;
  • Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates.

 

Orientation sur les Résultats :

  • Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.
Desired skills in addition to the competencies covered in the Competencies sectionInnovation et Discernement :

  • Contribue par des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations complexes ;
  • S’efforce de pourvoir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).

 

Communication :

  • Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale.

 

Connaissance du travail et Expertise :

  • Bonne connaissance des réalités institutionnelles, sociales et culturelles ;
  • Bonne connaissance des règles et procédures en matière de gestion administrative ;
  • Bonnes qualifications en Informatique et très bonne connaissance de l’Atlas en atout ;
  • Aisance dans la communication écrite et orale ;
  • Capacité de mettre en application de nouveaux systèmes ;
  • Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates.
Required Language(s) (at working level)
  • Maitrise du Français
  • Bonne connaissance de langues locales (Lingala et Swahili) est un atout
  • Connaissance de l’Anglais de travail est un atout

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Job Features

Job Category

Logistics

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