Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

DESCRIPTION DU POSTE
Sous la supervision du Procurement Manager, le(la) Medical Procurement Officer est de la bonne gestion des achats médicaux (médicaments, fournitures médicales et équipements médicaux) en coordination avec les équipes projets Sante, le pharmacien pays, l’équipe de la chaine d’approvisionnement et les autres fonctions du bureau de l’IRC en RD Congo ainsi que la fonction achats et le Pharmacien Assurance Quality au niveau global IRC et les fournisseurs.
La fonction achats doit être capable de mettre à disposition de ses clients internes les articles médicaux suivant un planification établie de manière collaborative, répondant aux exigences qualité, de respect des délais, en recherchant l’utilisation optimale des ressources financières, tout en assurant la conformité aux standards IRC et des bailleurs, aux lois et à la règlementation locale et internationale.

RESPONSABILITÉS ET TACHES SPECIFIQUES

Achat

• Centraliser et traiter les demandes d’achat d’articles médicaux approuvées, suivant les plans d’approvisionnement, à travers le logiciel de traitement des approvisionnements en ligne (BvA);
  
• Veiller à ce que l’approvisionnement des médicaments et matériels médicaux se fasse en conformité avec les politiques de l’IRC et les exigences des bailleurs de fonds ;
  
• Appuyer le Procurement Manager et le Comité d’achats dans l´élaboration et le
  déroulement d´appels d´offres concernant les articles médicaux;
  
• En collaboration avec les demandeurs et le comité d’achat, préparer, publier et gérer les documents critiques d’approvisionnements des médicaments et matériels médicaux y compris les RFQ et les RFP, les grilles d’analyses des offres, conformément aux procédures de IRC et des bailleurs de fonds;
  
• Elaborer et suivre les bons de commande d´achats des articles médicaux;
  
• Faire le suivi de commandes jusqu’à livraison et paiement;
  
• Etablir et mettre à jour régulièrement le planning des livraisons en lien avec les personnes en charge des magasins médicaux;
  
• Préparer les demandes de paiements comprenant l’ensemble des pièces est valides quantitativement et qualitativement conformément à la check list pour soumission à la revue du Procurement Manager et la transmission à la finance;
  
• Informer les demandeurs tout au long du traitement de leurs demandes d’achat jusqu’à
  la livraison et paiement ;
  
• Tenir à jour l’archivage des dossiers d’achats sur Box conformément au SOP en place.
  

Gestion des fournisseurs

• Assurer avec les comités d’achats une communication transparente et équitable avec
  fournisseurs au lancement et le retour sur les résultats du processus de sélection
  
• Veiller à la bonne exécution des engagements contractuels;
  
• Sensibiliser les fournisseurs des articles médicaux sur la façon de travailler avec et les standards IRC;
  
• Evaluer régulièrement la performance du fournisseur de manière holistique, rencontrer
  les fournisseurs pour en discuter et développer des plans d’amélioration.
  

Commandes Internationales

• Placer les commandes internationales auprès des fournisseurs sous contrat cadre avec IRC au niveau global;
  
• Organiser et suivre le dédouanement et le transport local jusqu’au lieu de stockage;
  
• Transmettre les dossiers au Contract Officer pour sauvegarder et suivre la documentation complète relative les commandes et/ou des contrats (comme pour les achats locaux) suivant les standards IRC;
  

Négociations

• Définir les objectifs de négociation avec le comité d’achats;
  
• Conjointement avec le comité d’achats, mener les négociations transparentes et documentées avec les fournisseurs dans le cas d’achats locaux pour obtenir le meilleur rapport qualité- prix;
  
• Développer le procès-verbal après négociation .
  

La finance

• Il/elle assure que les dossiers de mise en paiements sont conformes à la demande d`achats des biens et services et suivre leur cours jusqu’à clôture.
  

Conformité aux normes d’IRC et des bailleurs

• L`implémentation des règles et règlements des bailleurs de fonds.
  
• Mise en œuvre de plan de corrections soumis par les auditeurs;
  
• Préparation des audits;
  
• Vérification des sources d’approvisionnement des fournisseurs;

• Méthodes de prévention de la fraude suivant les procédures de control d’IRC.
  

Système d’information et rapports

• Maintenir une base de données de fournisseurs médicaux présélectionnés de l’IRC, y compris Fiche information fournisseur, ATC et documents légaux;
  
• Mettre à jour les transactions achats à toutes les étapes jusqu’à clôture dans l’outil de
  gestion supply chain (BvA);
  
• Fournir au Procurement Manager, au département des programmes et au service financier Tracker de suivi des achats.