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KINSHASA
Posted 3 months ago

Registry Clerck, Kinshasa, Democratic Republic of Congo

Closing date: Tuesday, 22 November 2022

Job Identification : 6818

Locations : Kinshasa, Congo, The Democratic Republic of the

Posting Date : 11/08/2022, 02:31 PM

Apply Before : 11/22/2022, 02:31 PM

Job Schedule : Full time

Agency : UNDP

Grade : G3

Vacancy Type : Fixed Term

Practice Area : Management

Bureau : Regional Bureau for Africa

Contract Duration : 1 Year

Education & Work Experience : High School certificate – 3 year(s) experience

Required Languages : French

Vacancy Timeline

2 Weeks

Mobility required/no mobility

no mobility required

Job Description

Background

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

  •  Background and Organizational Context

Sous la direction générale du Responsable des Services Généraux (Operations Analyst) et la Supervision directe de l’Assistant au Registry, le Commis au Registry fournit des services de qualité au sein de la Section Registry du PNUD RDC.

Il démontre une approche axée sur le client, en plus du tact et de sa capacité à travailler avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.

  •  Position Purpose
  •  Maintien du système approprié d’enregistrement
  •  Gestion efficace du courrier et réception des valises diplomatiques
  •  Archivage et destruction régulière des documents éligibles du Bureau-Pays
  •  Key Duties and Accountabilities

1. Assure la maintenance du système de gestion du courrier en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

  •  Maintien du système de classement conformément à la politique du PNUD en matière de rétention des documents ;
  •  Ouverture de nouveaux fichiers de classement et élimination des anciens fichiers conformément à la politique de rétention susmentionnée ;
  •  Maintenance des archives, en s’assurant que les fichiers sont correctement stockés et accessibles en format papier ou électronique compte tenu des exigences du service et de la politique du PNUD en matière de E-Registry ;
  •  Fourniture de copies de documents à partir des fichiers du Registry, comme demandé par le personnel. Aide à la collecte et à la distribution des documents de service auprès des unités des Opérations et du Programme ;
  •  Maintien du système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau, en utilisant le registre dur et celui électronique ;
  •  Préparation des factures de recouvrement des coûts pour les services rendus par le Service Registry aux agences ;
  •  Préparation des requêtes de paiement pour le compte du service Registry et leur saisie dans Atlas.

2. Assure une gestion efficace du courrier en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants:

  •  Réception, enregistrement (dur et/ou électronique), codage et transmission des fax entrants, lettres et autres correspondances au département / unité / concerné.
  •  Enregistrement et dispatch des courriers sortants (y compris la valise diplomatique) et suivi jusqu’au destinataire final. Elaboration d’un rapport aux fins de s’assurer que tous les sacs mentionnés dans le cadre d’un envoi réceptionné par le Registry sont au complet, sans perte.

3. Assure l’Archivage et la destruction régulière des documents éligibles du Bureau-Pays

  •  Faire le point régulièrement avec les Unités et les Piliers pour une bonne prise en charge des Archives
  •  Proposer et procéder à la destruction des documents sur une base régulière conformément aux procédures en vigueur.

IV. Impact des résultats

Les principaux résultats ont un impact sur l’exécution efficiente des prestations du Bureau avec un accent particulier sur l’opportunité, la rapidité, la précision et la sécurité des transactions.

V. Requirements:

Education

  •  Education : Diplôme d’Etudes secondaires
  •  Expérience : Expérience de travail pertinente de 3 ans dans le domaine de l’archivage, gestion des courriers et l’administration courante ou domaines apparentés.
  •  Aptitude à travailler avec des progiciels informatiques et de bureautique (MS Word, Excel, etc.)
  •  Exigences linguistiques : Une maîtrise de la langue française est exigée. Une connaissance élémentaire de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.

Experience, Knowledge, and Skills

  •  Parfaite maîtrise du Français écrit et parlé
  •  Une connaissance élémentaire de l’anglais écrit et parlé sera considérée comme un avantage.

Expected Demonstration of Competencies

Core

Achieve Results:

LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively:

LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously

LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility

LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination

LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner

LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

Thematic Area

Name

Definition

Partnership management

Relationship management

Ability to engage with a wide range of public and private partners, build, sustain and/or strengthen working relations, trust and mutual understanding

Business Management

Risk Management

Ability to identify and organize action around mitigating and proactively managing risk

Administration & Operations

Documents and records management

Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving

Administration & Operations

Registry & correspondence management

Collecting, registration, maintaining and delivering of mail and UNDP pouch; Including Archive management

Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.

Disclaimer

Important information for US Permanent Residents (‘Green Card’ holders)

Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.

UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

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