AVIS DE VACANCE DE POSTE: SENIOR OPERATIONS MANAGER

WOMEN FOR WOMEN INTERNATIONAL ; Organisation Internationale Non-Gouvernementale, ayant son siège à Washington DC, représentée par sa Directrice Nationale en R.D. Congo, ayant ses bureaux sur Av. Cécile Horizon N°17, Muhumba, Commune d’Ibanda à Bukavu, cherche à recruter une/un Senior Operations Manager dans le cadre de son Programme.

Women for Women International (WfWI) apporte aux femmes rescapées de guerre, conflits civils ou autres, les moyens et les ressources nécessaires pour les sortir de leur situation de crise et de leur pauvreté et les accompagner à une position stable, d’autosuffisance, où elles s’engagent activement dans la vie civile, favorisant ainsi une société civile viable et stable.

Depuis 2004, Women for Women International (WfWI) travaille en République Démocratique du Congo (RDC) où ses programmes ont aidé plus de 80 000 femmes exclues socialement dans le Nord et le Sud Kivu. WfWI poursuit son principal objectif : l’autonomisation sociale et économique de la Femme.

1. BUT DU POSTE

Le/la Senior Operations Manager (SOM) dirigera et supervisera les fonctions opérationnelles du bureau pays, notamment les finances, les achats, la logistique, les technologies de l’information et la sécurité. Il/elle sera responsable de la conformité aux politiques et procédures de l’organisation ainsi qu’aux règlements des donateurs. Il/elle sera un/une acteur(rice) clé dans la création de la culture nécessaire au maintien de la santé financière et du bien-être opérationnel global de WfWI. Le/la SOM est membre de l’équipe de direction du bureau de pays et rendra compte directement à la directrice de pays (CD).

2. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Contrôle financier et conformité :

• Superviser le Finance Manager et s’assurer que les systèmes, politiques et procédures financiers établis sont mis en œuvre et appliqués.
• Superviser la conformité de toutes les subventions des donateurs, être tenu au courant des réglementations comptables de WfWI et du bureau pays (CO) et de leurs implications pour les rapports et la mise en œuvre des programmes.

• Superviser le processus annuel de budgétisation et de planification opérationnelle du CO en collaboration avec la CD et le Finance Manager
• Contrôler et mettre à jour, si nécessaire, toutes les politiques financières et les pratiques comptables nécessaires, en collaboration avec le Finance Manager et la CD.
• S’assurer que le CO est conforme aux réglementations fiscales et comptables nationales et que tous les impôts et taxes appropriés sont payés comme l’exigent les lois de la RDC.
• Diriger tout audit externe/processus de révision de contrôle.

             Procurement & Transport et Logistique :

• Superviser le coordinateur des achats et de la logistique et s’assurer que tous les achats du CO sont conformes à la politique et aux procédures d’achat approuvées par WfWI-DRC, ainsi qu’aux exigences des donateurs, le cas échéant.
• Diriger les équipes de programmes du CO et les bureaux de terrain pour développer et mettre en œuvre des plans d’approvisionnement pour chaque projet, conformément aux plans d’activité annuels, aux calendriers et aux budgets des projets.
• Superviser le processus d’appel d’offres de CO pour les achats importants de biens et de services, y compris l’examen des documents d’appel d’offres et des calendriers d’appels d’offres, et fournir au comité de sélection des offres des informations précises et opportunes sur lesquelles fonder une décision.
• Développer et superviser la gestion des contrats des fournisseurs. Négocier avec les principaux fournisseurs de services les conditions d’engagement et les moyens d’améliorer la prestation de services.
• Fournir une assurance qualité sur les fournitures et s’assurer que WfWI obtient un bon rapport qualité-prix dans tous ses achats/services. Établir des systèmes et des approches pour assurer une tolérance zéro à la fraude.
• Assurer la conformité avec les politiques et procédures organisationnelles concernant la gestion efficace des transports, des actifs et des stocks.
• Superviser le registre d’actifs centralisé pour WfWI RDC afin d’assurer des informations opportunes et précises sur tous les actifs à tout moment, y compris l’attribution de numéros d’actifs aux nouveaux articles lors de l’achat, le suivi du mouvement/de l’affectation des articles aux individus et aux bureaux de terrain, l’état des actifs, leur élimination, etc.
• Assurer l’assurance opportune et précise de tous les actifs et biens, par la gestion des contrats d’assurance annuels.
• S’assurer que l’élimination des biens obsolètes ou endommagés est correctement approuvée et documentée conformément aux procédures établies et aux exigences des donateurs, le cas échéant.
• S’assurer que les procédures établies sont suivies dans la gestion des stocks et que des systèmes solides sont en place pour contrôler l’inventaire et prévenir la perte, les dommages ou le vol des stocks.

             Information et Technologie :

• Superviser le personnel informatique et/ou les contractants et veiller au respect des politiques et procédures informatiques établies.
• Superviser les systèmes de communication et de IT de WfWI DRC et s’assurer que tous les bureaux disposent de moyens de communication appropriés et fiables.
• Assurer la normalisation de tous les équipements et procédures de communication (fourniture de services Internet et protocole d’utilisation, téléphones cellulaires et satellites, radios HF/VHF, etc.
• Superviser le remplacement périodique et la mise à niveau des ordinateurs, des serveurs, des réseaux et des équipements de communication conformément aux directives du siège.

Sécurité :

• Élaborer et mettre en œuvre une politique de gestion de la sécurité et un plan correspondant pour le bureau de pays, en collaboration avec le CD et le personnel compétent du siège/de la région.
• Servir de point focal de sécurité pour le bureau de pays et maintenir un contact étroit avec les points focaux de sécurité dans les bureaux de terrain pour surveiller la situation de sécurité et fournir des mises à jour de sécurité à la direction, le cas échéant.
• Assurer la sûreté et la sécurité de tous les actifs et biens du bureau de WfWI RDC ; s’assurer que tout le personnel et les visiteurs sont informés du protocole et des procédures de sécurité.
• Travailler en réseau avec le Forum des ONGI et d’autres organisations pour obtenir des mises à jour sur la sécurité et rester informé des meilleures pratiques en matière de gestion de la sécurité.

Autres tâches assignées par le superviseur dans le cadre du travail.

Tous nos employés sont tenus d’adhérer au code de conduite et aux politiques de sauvegarde de WfWI ainsi qu’à nos valeurs organisationnelles : Autonomie, intégrité, respect, résilience.

3. QUALIFICATIONS ET COMPETENCES

• Diplôme de Maîtrise (ou qualification post-universitaire équivalente) en administration des affaires, en finances ou dans un autre domaine connexe. Une licence avec un minimum de 10 ans d’expérience professionnelle pertinente sera considérée en lieu et place du master).
• Au moins 7 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un bureau national d’une grande ONGI, dont au moins 3 ans à un niveau de direction.
• Connaissance du droit fiscal francophone, du droit du travail ; une expérience professionnelle en RDC est un atout supplémentaire.
• Capacité avérée à gérer, superviser et motiver une équipe importante, complexe et ethniquement mixte, grâce à un style de gestion participatif et habilitant.
• Solides compétences informatiques, y compris MS Office et Outlook ; la familiarité avec le logiciel Intact en tant qu’outil de gestion des systèmes financiers est un atout supplémentaire.

• Excellentes capacités d’organisation, d’analyse et de communication orale et écrite.
• Souci du détail, capacité à suivre les procédures, à respecter les délais et à travailler de manière indépendante et en collaboration avec les membres de l’équipe.
• Haut niveau d’intégrité personnelle.
• Capacité à voyager en RDC, dans la région et à l’international si nécessaire.
• La maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) est requise, le swahili ou une autre langue locale serait un atout.

4. DÉPÔT DES CANDIDATURES

Ce poste est ouvert à l’externe et interne ; WfWI ne supporte pas de frais associés à l’interview, au test de présélection ou à l’installation après la sélection.

Les dossiers de la candidature composés d’une lettre de motivation (1 page) – d’un curriculum vitae à jour comprenant 3 références professionnelles des superviseurs les plus récents avec les coordonnées téléphoniques et courriels actuels ; seront adressés à l’attention de l’Administration de Women for Women International avec référence du poste : Senior Operations Manager.

N.B : notez que la carte de demandeur d’emploi (ONEM) est exigible.

Les candidatures seront envoyées à l’adresse électronique suivant :

Email :  drcjobs@womenforwomen.org

Date limite de dépôt : LE 31 aout 2022

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