IRC

NGO
DRC, GOMA
Posted 3 months ago

SENIOR PROCUREMENT MANAGER

 Goma

  • Organization: IRC – International Rescue Committee
  • Location: Goma
  • Grade: Mid level – Mid level
  • Occupational Groups:
    • Procurement
    • Managerial positions
  • Closing Date:

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

    I.            Description du poste

Sous la supervision du Senior Supply Chain Coordinator, le Senior Procurement Manager, est responsable de la planification stratégique, la coordination et le suivi du processus achats pour tous les biens et services médicaux (médicaments, fournitures médicales et équipements médicaux) et logistiques.au sein D’IRC en RD Congo. En fonction des dossiers, le Senior Procurement Manager peut interagir directement avec le Directeur Adjoint Chargé des Operations (DDO) pour leurs traitements.

La fonction achats doit être capable de mettre à disposition de ses clients internes les fournitures et services suivant une planification établie de manière collaborative, répondant aux exigences qualité, de respect des délais, en recherchant l’utilisation optimale des ressources financières, tout en assurant la conformité aux standards IRC et des bailleurs, aux lois et à la règlementation locale et internationale.

Le Senior Procurement Manager est responsable de :

  •  Encadrer, suivre et développer le Contract Officer et le Medical Procurement Officer qui lui rapporteront hiérarchiquement et les Procurement Officers sur toutes les bases qui lui seront fonctionnellement liés ;
  •  Former sur les procédures, les rôles et responsabilités et le cadre de collaboration autour des processus d’achat ;
  • Sensibiliser aux risques concernant le processus achats et développer l’adhésion des équipes du programme pays

  II.            Responsabilités

1.       Gestion du processus achats

Analyse des besoins et du marché

  •  Collecter et faire l’analyse et/ou coordonner et superviser la collecte et l`analyse de données avec son équipe et les équipes terrains

Définition de l’approche achats et planification: 

  •  Coordonner et assurer la mise en place des plans d’achats pour tous les projets dans le pipeline et leur agrégation Master Procurement Plan), définir les approche achats appropriées et/ou support les prorcurement officers à le faire pour leur base.
  •  Mettre à jour les plans d’achats en regard des transactions dans le système d’information supply chain (BvA), les analyses en regard des plans d’activités et de dépenses de chaque projet, fait le suivi avec les responsables projets concernés et s’accorde sur les ajustements nécessaires mensuellement;
  • Planifier des activités d’achats et suit son implémentation avec les parties prenantes du programme pays ;

Développement et diffusion des demandes de propositions (RFP) :

  •  Proposer un comité d’achats valide par le DDO à partir de la liste des personnes certifiées;
  •  Préparer les appels d`offres avec l’équipe en consultation avec le demandeur et le comité d’achats afin de recueillir Les informations nécessaires et définir les critères d’évaluation, puis organise la publication suivant les SOP GSC

Gestion du processus d’appel d’offres :

  •  Implémenter avec l’équipe achats le processus d`appel d`offre selon les SOPs de GSC en place et ce, en termes des exigences techniques, de délai de soumission des offres et de la gestion d`ouverture des appels d`offre, l’analyse, les négociations et la due diligence;
  •  S’assurer que toutes étapes du processus soient faites avec le comité des MPA/MSA et soient documentés au moyen d`un procès-verbal signé par tous.

Préparation des contrats, circuit de signatures, renouvellement et suivi :

  •  S’assurer avec le Contract Officer que les contrats MPA/MSA sont bien conservés, et suivis, et renouvelés suivants les SOP GSC.

Documentation d’un processus d’achat :

  •  Garantir que, tout processus achat est dument documente et vérifie, suivant les SOPs GSC.

2. Analyse et suivi de la qualité des données, de la compliance et performance achats :

  •  Analyser les données dans le système d’information supply chain (BvA) pour améliorer la qualité des données et mesurer la performance des achats;
  •  Faire une analyse détaillée du portefeuille de dépenses achats à minima une fois par an pour identifier l’approche stratégique des achats en termes de catégories et de fournisseurs;
  • Proposer un plan d’actions visant à sécuriser la fourniture des biens et services, optimiser l’utilisation des ressources financières et saisir les opportunités et atténuer les risques et liés au portefeuille.

Garantie du respect des standards et procédures IRC, et des exigences des bailleurs de fond :

  •  S’assurer que le processus achats suivent les procédures IRC et les exigences des bailleurs à travers la revue de chaque dossier;
  •  Identifier les drapeaux rouges, les analyses et mettre en place les mesures correctives nécessaires, rapporter à son superviseur ou à d’autres instances mises en place par l`organisation pour la gestion de ces cas.

3. Gestion de l’équipe et le développement des compétences achats

  •  Superviser directement le Medical Procurement Officer et le Contract Officer et donner l’appui technique aux procurement officers et équipe de toutes les bases dans la gestion des achats;
  •  Assurer que chaque staff sous sa supervision a des objectifs de performance SMART et que les one to one, les évaluations mi-parcours et de fin de l’année fiscales sont faites en respectant les stands d’IRC;
  • Identifier les besoins, planifier les plans de développement et accompagner le renforcement de compétences techniques achats;
  • Orienter les nouveaux staffs de l’équipe Achats et Supply Chain mais aussi Non Supply Chain;
  • Former et accompagner le processus de certification annuel des personnes prenant part aux Comités d’achats

4. Gestion des parties prenantes

  •  Internes: demandeurs/budget holders/finance/grants;
  •  Externes : fournisseurs/homologues ong/plateformes telles que log cluster.
  • Il (elle) s`assure que la performance des fournisseurs auxquels un marché est octroyé est effectivement suivie et documentée pendant la période d’engagement depuis les indicateurs de performance établis, avec des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leur prestation et que les conditions des contrats en place sont bien respectées;
  • Il (elle) s`assure que les règles et règlements des donateurs sont bien appliquées
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