BUT DU POSTE :

Sous la supervision du Senior Supply Chain Officer, Le Procurement Assistant est la personne en charge de l’achat de biens et services selon les procédures de Simple, Single et Formal cotations. Il assure l’interface entre les besoins de l’organisation et les fournisseurs dans le cadre de ces procédures.

Le Procurement assistant aide le procurement à gèrer les Demandes d’Achat soumises par les projets après priorisation. Il consulte le marché à travers la liste de fournisseurs présélectionnés par le comité d’achat. En cas d’achat lié à une catégorie n’étant pas gérée par une liste de fournisseurs préférés, le Procurement assistant se rapproche du Senior Supply Chain Officer afin de définir la liste des fournisseurs contactés.

Le Procurement assistant est également en charge de l’achat sur Contrat cadre. Etant donné la récurrence des besoins, il travaille en lien avec le Senior Supply Chain Officer sur la mise en place de procédures opérationnelles standards sur le mode de livraison des biens contractés (Date fixe/Quantité variable, calculs de consommation et de stock de sécurité).

En cas d’urgence humanitaire majeure, le titulaire du poste devra travailler en dehors du profil de rôle normal et être en mesure de varier les heures de travail en conséquence.

Enfin, il est garant de la transmission de toutes les informations relatives au bon remplissage du suivi des achats et prépare les dossiers d’achat pour audit interne

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :

Stratégie et planification :

•  Baser son travail sur le plan d’action définit avec le Senior Supply Chain Officer.

Acte d’achat :

•  Préparer les demandes de cotation et les soumettre pour avis du Senior Supply Chain Officer
•  Envoyer les demandes de cotations aux fournisseurs
•  En lien avec le Budget Holder, s’assurer du choix du fournisseur ayant les meilleures offres
•  Assurer la documentation de tout le processus d’achat et collecte les différentes validations nécessaires
•  Préparer les bons de commande/Contrat et les soumettre au Senior Supply Chain Officer pour avis et validation
•  S’assurer de la livraison des commandes dans les meilleurs délais (délais standard indique dans le Country Logistics Manuel ou celui indique par le demandeur)
•  Assurer une communication transparente et documentée avec les fournisseurs et les programmes
•  Effectuer les passations de commandes sur Contrats cadres (FWA)
•  Participer aux achats de faible valeur sur Liste de fournisseurs préférés via cotations formelles

Interfaces internes/externes :

•  S’assurer, sous la supervision du Senior Supply Chain Officer, de la fluide transmission des informations relatives aux commandes et futures entrées en stock ou livraisons terrain.
•  Etre le principal interlocuteur avec les fournisseurs lors des commandes, fait appel au Senior Supply Chain Officer en cas de litige.

Archivage & Tracking :

•  Être responsable de la complétude de tous ses dossiers d’achat

Politique de défense de l’enfant

•  Signaler toutes les allégations et les cas de PDE en conformément aux procédures locales
•  Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement ;
•  Sur Instruction de la Directrice-Pays, participer aux investigations sur les allégations et cas de PDE.
•  Sur Instruction de la Directrice-pays, collaborer à la mise en œuvre des activités de la PDE a l’instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi que la participation les investigations sur les allégations et cas de PDE.

COMPORTEMENTS (Nos Valeurs mises en Pratique)

Responsabilité :

•  S’approprie la responsabilité des décisions prises, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l’exemplarité des valeurs de Save the Children
•  Accompagne l’équipe et les partenaires devant s’acquitter de leurs responsabilités – en leur donnant la liberté d’agir de la meilleure façon qu’ils jugent appropriée, en assurant le développement nécessaire pour améliorer le rendement et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

•  Se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et pour son équipe, assume la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même
•  Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
•  Orienté vers l’avenir, pense stratégiquement et à l’échelle globale.

Collaboration:

•  Construit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres, les partenaires externes et les sympathisants
•  Valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
•  Agit comme un employé accessible, à l’écoute, avec qui il est facile de communiquer.

Créativité:

•  Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices
•  Disposé à prendre des risques encadrés.

Intégrité:

Honnête, encourage l’ouverture et la transparence ; fait preuve des plus hauts niveaux d’intégrité

QUALIFICATIONS

Au minimum, un diplôme de d’Etat (D6)

EXPERIENCE ET COMPETENCES

•  3 ans d’expériences minimum dans la gestion des achats au niveau national, de préférence avec une ONG Internationale
•  Excellente connaissance de la chaine d’approvisionnement
•  Capacité à prioriser les tâches
•  Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint) et d’Outlook
•  Résistance au stress
•  Excellente communication
•  Autonomie
•  Rigueur et de bonne Moralité.

Responsabilités additionnelles

Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être tenu d’exercer des fonctions supplémentaires dans la mesure où son niveau de compétence et d’expérience le justifient.

Égalité des chances

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures de SCI sur l’égalité des chances et la diversité.

Sauvegarde de l’enfant

Nous devons assurer la sécurité des enfants de sorte que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement envers la protection des enfants contre la violence

Protection de notre personnel :

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI.

Santé et sécurité

Le titulaire du rôle est tenu de s’acquitter de ses fonctions conformément aux politiques et procédures en matière de santé et de sécurité de SCI.

Manuel et politique d’approvisionnement :

Dans la mesure où le personnel de SCI participe à l’achat de biens et de services (principalement, mais pas exclusivement, la chaîne d’approvisionnement / les achats, les programmes, les responsables du budget des départements et les finances), le titulaire du poste doit se reporter au manuel et aux politiques en matière d’achat de son travail au jour le jour.