Gestionnaire de Stocks (Warehouse Officer) (2) CODPHIA

RESUME DU POSTE

L’enquête sur l’impact du VIH en RDC est une évaluation de l’impact du VIH sur la population (PHIA) menée avec le soutien du Plan présidentiel d’aide d’urgence à la lutte contre le sida (PEPFAR) et l’assistance technique des Centres américains de contrôle et de prévention des maladies (CDC) et de ICAP de l’Université de Columbia. L’enquête PHIA en RDC est dirigée par le gouvernement de la RDC et coordonnée par le ministère de la santé, par l’intermédiaire d’entités spécifiques, et par les autorités sanitaires provinciales. L’enquête sera financée par CDC/PEPFAR et mise en œuvre par ICAP en collaboration avec des partenaires locaux, y compris des institutions spécialisées.

Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, le Gestionnaire de Stocks assurera la gestion de stocks et portera un soutien logistique aux projets de ICAP en RD Congo. Il(Elle) sera intégré(e) à l’équipe des opérations. Il/elle travaillera sous la supervision de Directeur Administratif et Financier en collaboration étroite avec les différents canaux et les autres départements. Il/elle rend compte au Directeur Administratif et Financier sur l’état des stocks ICAP

RESPONSABILITES ET TACHES SPECIFIQUES

Sous la supervision directe du Directeur Administratif et Financier de ICAP en RDC, le Gestionnaire de Stocks sera en charge de :

Gestions des stocks ICAP RDC

• Assurer la réception de toutes les commandes ICAP RDC, en effectuant l’inspection à la livraison (conformité des produits, état, quantité, conformité de bons de commande, vérification des documents etc.) avec les Fournisseurs au moment de la réception ;
• Identifier et signaler les écarts potentiels par rapport au manifeste de fret, aux bons de commande ou autres ;
• Assurer la sortie de tous les biens ICAP RDC en stock (Produits médicaux, commodités & consommables, fournitures de bureau, équipements opérationnels, etc…).
• Assurer la tenue quotidienne des fiches de stocks et fiches de pile pour chaque produit ;
• Assurer la bonne tenue de l’entrepôt (propreté interne & externe, rangement, accessibilité, aération, etc…) dans le respect des normes et standards de MSI ;
• Préparer les produits destinés à être livrés aux équipes en respectant la politique de gestion de stock ICAP RDC (sortir en priorité des produits qui ont la date de péremption la plus proche, autorisations requises, documentation complétée correctement etc.) et les délais identifiés ;
• Centraliser les réquisitions de différentes zones d’interventions ICAP RDC (Kinshasa, Haut-Katanga, Lualaba…), préparer les colis et en assurer l’expédition ;
• Veiller et contrôler les dates de péremption et la température de conservation de produits en stock ;
• Préparer le rapport mensuel de stocks ICAP à soumettre au Directeur Administratif et Financier ;
• Assurer l’actualisation quotidienne des entrées et sorties des produits ou du matériel dans l’outil de « Suivi de stock » qui doit être envoyé chaque mois J+1 au Directeur Administratif et Financier ;
• Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, assurer l’inventaire physique mensuel du magasin et actualiser l’outil de « Suivi de stock mensuel » avec l’ensemble des produits valorisés au dernier jour du mois afin de pouvoir fournir au Département financier les informations nécessaires à la triangulation mensuelle ;
• Appuyer les inventaires des stocks des équipes sur le terrain et les assister dans la tenue de leurs stocks, (Contrôle de fiches de stock, Fiches de suivi de consommation, Fiches des équipements…) ;
• Assurer l’archivage de l’ensemble de la documentation liée à chaque mouvement de stocks (entrées, sorties, élimination de stock, retour en stock…) ;
• Alerter le Directeur Administratif et Financier sur les possibles ruptures, surstocks ou produits à péremption proche.
• Participer aux opérations logistiques du Bureau ICAP ou sur terrain selon les besoins et rester flexible a toutes activités correspondantes.
• Effectuer toute autre tâche demandée par la hiérarchie.

Assurer la Conformité et la gestion des risques

• Conformité totale avec toutes les politiques et règlementations de ICAP globale, des donateurs et de ICAP RDC.
• Identification des risques et les communiquées auprès du chef hiérarchique.

QUALIFICATIONS REQUISES

Education/Qualification

Diplôme de BAC+3 en gestion, informatique ou une spécialisation en logistique polyvalente. Une qualification en gestion de stock serait un atout majeur.

Expérience

• Expériences d’au moins 3 ans dans la gestion logistique de stock, de préférence dans une structure humanitaire ou dans un entrepôt médical,
• Avoir des compétences effectives en gestion des stocks, de solides capacités d’organisation et de tenue des documents de stocks,
• Maitrise de l’utilisation des applications Microsoft Office et des logiciels d’inventaire
• Bonnes compétences informatiques pour réaliser des économies et utiliser les données à des fins analytiques
• Capacité à travailler de manière autonome
• Capacite à travailler sous pression et à respecter les délais
• Bonnes compétences en planification et en rapportages.
• Bonnes compétences interpersonnelles, la capacite de construire des relations de travail efficaces à tous les niveaux.
• Expériences en pharmacologie, connaissance des médicaments et gestion d’une pharmacie (SOUHAITABLE)
• Connaissances linguistiques : Français (ESSENTIEL) – Anglais (un atout)

Qualités personnelles

• Être Engagé pour l’amélioration des services de santé reproductive
• Souhaite renforcer et développer ses capacités personnelles
• Avoir un sens d’intégrité et d’honnêteté
• Avoir un Bon sens d’organisation du travail
• Avoir un Sens de la rigueur et un souci du détail
• Savoir respecter le choix du client – PRO-CHOIX
• Intègre et proactive.