CADRE CONTEXTUEL

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une Organisation Internationale Non Gouvernementale d’origine norvégienne, présente dans plus de 25 pays du monde. Il œuvre en République Démocratique du Congo depuis l’année 2001. Ses programmes sont focalisés dans les secteurs d’Education, Réponse Rapide aux Mouvements de Population (RRMP), Protection et Médiation Humanitaire, Abris (Shelter), Eau, Hygiène et Assainissement (EHA/WASH), et l’Information, Conseil, et Assistance Légale (ICLA) en faveur des populations contraintes au déplacement.

Le Nord Kivu est une province de l’Est de la République Démocratique du Congo. Elle partage ses frontières avec l’Ouganda et le Rwanda ainsi qu’avec les provinces de l’Ituri, du Sud Kivu

Le contexte sécuritaire est l’un des plus critiques du pays. Une quinzaine d’acteurs armés sont encore opérationnels dans la province. Il s’agit des Groupes armés locaux et un acteur international ADF qui est connu pour provenir de l’Uganda voisin.

L’Area office de NRC au Nord Kivu est composé de plus de 80 staffs. Les projets mis en œuvre adressent les questions des secteurs : d’Éducation, Réponse Rapide aux Mouvements de Population (RRMP), Protection contre les violences, Abris, EHA (Eau Hygiène et Assainissement), ICLA (Information, Conseil, et Assistance Légale) et, Protection/ Médiation. Le secteur de la sécurité alimentaire et moyen de subsistance sera relance afin de répondre aux besoins identifies des populations en déplacement.

1. Rôle et responsabilités

L’objectif d’un chef d’équipe logistique est de gérer l’équipe logistique au niveau du bureau de secteur et d’assurer la mise en œuvre quotidienne des fonctions logistiques (approvisionnement, biens, parc de véhicules et gestion des entrepôts). Le poste est responsable de toutes les fonctions logistiques et assure une délégation appropriée à son équipe.

Responsabilités générales :

1. S’assure de l’adhérence aux politiques, manuels et directives NRC.
2. Supervise toute l’équipe de la logistique dans l’area
3. Responsable de gestion de performance de l’équipe logistique dans l’area
4. Implémente les fonctions support qui lui sont déléguées en accordance avec le plan d’action
5. Encourage et est force de proposition pour favoriser l’amélioration des fonctions support
6. Assurer le suivi du travail quotidien et fournir la formation et le renforcement des capacités des agents de logistique et des chauffeurs pour assurer la conformité et la prestation rapide des services conformément au Manuel de logistique du NRC, Procédures opérationnelles normalisées de l’area et les exigences relatives aux donneurs, le cas échéant
7. Fournir des conseils, du soutien et de la formation en matière de logistique au personnel du NRC et à ses homologues du NRC afin d’assurer la capacité et la conformité nécessaires
8. Contribuer à l’élaboration des rapports logistiques du bureau national et à la consolidation des rapports logistiques pour la mission
9. Contribuer à la bonne gestion du transport du personnel et des équipements au niveau du bureau nation

Responsabilités spécifiques : 

1. S’assure d’une bonne collaboration et coordination entre les employés de la logistique et ceux des programmes.
2. Suit de façon journalière le progrès dans l’exécution des activités.
3. Partage avec la coordination le suivi des achats.
4. Optimise l’utilisation des ressources logistiques.
5. Fait une bonne gestion des assets de son area.
6. Responsable pour le renforcement des capacités du personnel de la logistique.
7. Fait la mise à jour des contrats en cours.
8. Conduit les rencontres de planification des mouvements.
9. Mobilise les employés pour la tenue de rencontre de coordination hebdomadaire.
10. Prépare périodiquement des rapports de suivi et d’autres documents.
11. Fait le suivi des coûts de support du bureau et identifie des solutions lorsque des écarts sont identifiés.
12. S’assure de l’archivage correct des documents sur le sharepoint, filing tree et office 365.
13. Réalise les achats locaux en collaboration avec le bureau national et son équipe.
14. Participe activement dans les passations de marché et appels d’offres de la mission
15. Supervise la bonne gestion du stock, des actifs et de la flotte
16. Responsable des tâches logistiques liées à l’établissement d’un nouveau bureau local, y compris l’identification des locaux (bureau, maison d’hôtes, entrepôt), l’achat de fournitures et d’équipement de bureau, l’identification des fournisseurs de services, et la liaison et la négociation avec les entrepreneurs, etc.
17. En coopération avec le programme, prépare des plans de transport et de distribution de fret hebdomadaires en temps opportun et supervise les mouvements de transport routier, la coordination des activités de transport de fret logistique avec toutes les parties prenantes
18. Veille à ce que la lutte contre la corruption, la transparence et la rentabilité soient au cœur de tous les processus (p. ex., approvisionnement, gestion des véhicules, gestion des actifs).
19. Aide les équipes du programme à préparer les plans d’approvisionnement pour tous les projets et à les mettre en œuvre
20. Effectue des achats à petite échelle au niveau de la zone et soutient l’unité des achats au niveau du CO avec des achats à grande échelle et des accords-cadres.
21. Participe au développement et à la mise à jour d’une base de données de fournisseurs pour le pays le cas échéant.
22. S’assure que les accords-cadres sont utilisés conformément aux procédures du NRC, y compris les renouvellements sous la supervision du gestionnaire de la logistique.
23. Veille à ce que les rapports sur les activités d’approvisionnement, de parc de véhicules, d’entrepôt et d’actifs soient envoyés mensuellement à la coordination.
24. Contribue à la gestion de la maintenance des équipements et des mobiliers pour le bureau national.
25.  Gère le personnel du service de la logistique ;
26.  Veille au respect des politiques, des manuels, des lignes directrices et des exigences des donateurs de NRC.
27.  Mène et fait le suivi des activités logistiques opérationnelles quotidiennes
28. Appuie l’administration des ressources afin que les produits livrables soient réalisés dans les limites des budgets, des échéanciers et des normes établis.
29. Soutient à l’élaboration des IPO, au besoin.
30. Veille à ce que tous les documents à l’appui soient dûment déposés aux différents départements pour validation dans les délais.
31. Promeut et partage des idées pour améliorer la fonction logistique.
32. Assure le renforcement des capacités du personnel logistique et le transfert des compétences clés.

Le Team Leader peut être amené à effectuer d’autres tâches non mentionnées dans ses termes de référence pourvu que celles-ci ne le détournent pas du descriptif de poste

Interfaces critiques 

Par interfaces, NRC désigne les processus et les projets qui sont intégrés avec d’autres ministères, unités ou personnes. Les interfaces pertinentes pour ce poste sont les suivantes :
Fournisseurs et autorités locales
Service de logistique du CO
Personnel des CCs dans le CO
Département Risques et Conformité
Personnel de soutien des finances, des RH et du S&E
Travailleurs journaliers

Ampleur du poste : 

Parties prenantes : Fournisseurs, autres organisations, autorités locales

Informations : Aucun.

Légalité et/ou conformité institutionnelle : Procédures logistiques.

1. Compétences 

1. Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

Compétences professionnelles générales : 

• Expérience professionnelle comme Team Leader dans une fonction liée à la logistique dans un contexte humanitaire.
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables (Connaissance du contexte).
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
• Anglais un atout.

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte : 

• Excellente capacité de gestion d’équipe.
• Avoir un diplôme universitaire en sciences économiques, financières, administratives ou dans un domaine apparenté.
• Une formation logistique certifiée dans une institution reconnue serait un plus.
• Capacité d’anticipation des besoins et priorités conflictuelles et de planification rationnelle de l’utilisation des ressources Log
• Connaissance approfondie du contexte social, culturel, économique et juridique du Grand Nord Kivu.
• Maîtrise des logiciels Excel, Word et Outlook.
• Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Permis de conduire pour véhicule et moto sont un atout.

2. Compétences comportementales : 

Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste :

• Gérer les environnements peu sûrs
• Planifier et obtenir des résultats
• Autonomiser et renforcer la confiance
• Communiquer de façon respectueuse et avec impact

1. Gestion de Performance

Il est attendu que l’employé accomplisse les responsabilités de son poste et agisse en fonction des compétences comportementales associées. La gestion des performances se fera comme stipulé dans le Manuel de Gestion des Performances.

• Les documents suivants seront utilisés :
• Description de poste
• Plan de travail et de développement de l’employé
• Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d’essai.
• Modèle du bilan des performances de fin de contrat
• Référentiel des compétences

Les éléments à attacher au dossier sont les suivants : Le CV détaillé et actualisé, la lettre de motivation, les copies des diplômes, les certificats ou attestations des formations professionnelles suivies dans le domaine (si disponible), les attestations des services rendus antérieurement et la copie de la carte d’identité.

« La copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM est vivement recommandée dans le dossier de candidature à joindre »