Le Fonds du Secrétaire général pour la Consolidation de la Paix (Peacebuilding Fund—PBF) appuie la RDC depuis 2010. En 2020, l’éligibilité de la RDC au PBF a été reconduite pour 5 ans afin d’appuyer la poursuite des activités de consolidation de paix et de stabilisation, en particulier dans un premier temps dans les provinces du Kasaï, Kasaï Central et du Tanganyika, et en appui à la transition progressive du Système des Nations Unies. La rééligibilité de la RDC au PBF a aussi permis d’identifier des priorités thématiques pour la période 2020-2024, notamment : la réintégration communautaire, la réconciliation et la cohésion sociale, la gouvernance locale inclusive et la promotion de solutions durables pour les populations déplacées. Par ailleurs, le PBF compte poursuivre son appui des prochaines étapes de la transition de la MONUSCO dans les trois provinces de l’Est du pays.

En tant que mécanisme de gestion du portefeuille PBF dans le pays, le Secrétariat PBF a la charge de : (i) coordonner et donner un appui technique (contrôle qualité) aux agences onusiennes et aux ONGs récipiendaires du PBF dans le développement de nouveaux projets de consolidation de la paix ; d’orienter les entités récipiendaires dans la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des projets approuvés ;  de veiller au respect des lignes directrices du Fonds dans le reporting, la gestion et la clôture des projets; (ii) appuyer et organiser le travail du Comité de Pilotage Conjoint  du PBF (organe de supervision stratégique et politique des projets financés par le PBF) ; (iii) communiquer et coordonner avec les partenaires engagés dans la consolidation de la paix en RDC, afin d’assurer la synergie des projets et la mobilisation de ressources ; (iv) assurer une liaison régulière avec l’équipe du PBF à New York.

Sous la supervision générale du Chef de Bureau du Coordonnateur Résident en RDC et la supervision directe du Coordonnateur du Secrétariat PBF, le Secrétariat du PBF recrute un (e) Associé(e) administratif (ve).

L’Associé(e) administratif (ve) collabore étroitement avec les équipes du Programme et des opérations ; des projets et institutions de l’ONU, afin d’échanger des informations et d’assurer la prestation d’un service de qualité.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale
Résumé des fonctions clés :

•    Assure un fonctionnement efficace et efficient du Secrétariat PBF ;
•    Apporte un appui à la programmation du Secrétariat PBF ;
•    Assure une gestion financière efficace.Effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;
Assurer la gestion administrative efficace et efficiente du Secrétariat PBF afin d’atteindre les résultats   escomptés
Example of Duties:    •    Assurer le suivi administratif du Secrétariat PBF ;
•    Assurer la tenue et le classement des archives du projet ;
•    Proposer des drafts des documents et mettre en forme les documents de projets et, tout autre documentation produite.
•    Contribuer à la préparation et organisation des rencontres organisées par le SPBF avec les partenaires nationaux et internationaux (réunions internes et externes, des séminaires, des retraites liés aux activités du Secrétariat PBF) et préparer les comptes rendus des rencontres ;
•    Préparer les missions et les déplacements en se rapprochant des unités logistiques et finances du PNUD pour l’élaboration des ordres de mission tout en assurant le suivi avec le service de finances et celui des voyages ;
•    Assister la coordination du SPBF dans le maintien des contacts avec les partenaires et mettre à jour le carnet d’adresses et la banque de données sur les partenaires du Secrétariat PBF ;
•    Assister la coordination dans le suivi des dossiers et les révisions de programme/projets y compris la révision budgétaire en collaboration avec l’unité chargée des finances du PNUD ;
•    Partager des informations régulières avec toutes les parties intéressées aux programme/ projets ;
•    Réaliser toute autre tâche requise par ses supérieurs hiérarchiques selon la vision du PNUD.
Appuyer dans la gestion programmatique du Secrétariat

Example of Duties:    •    Rassembler et présenter les informations à figurer dans le bulletin d’information des nations unies ;
•    Assister dans le suivi de l’exécution des projets et des programmes par l’examen de la mise en œuvre des plans de travail, recommandations des rapports d’avancement, les budgets et les dépenses ;
•    Contribuer à assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations et plans d’action formulés au cours des différentes réunions (RCO, Comité de Pilotage Conjoint, PNUD, etc..)
•    Assurer la liaison avec les collègues du Bureau du Coordonnateur résident (Suivi et évaluation, communication, nexus, GCP, finances ) ainsi que les unités transversales du bureau PNUD (Partenariat, Genre, Suivi et évaluation, Communication,  etc.)
•    Réaliser toute autre tâche requise par ses supérieurs hiérarchiques selon la vision du PNUD ;
•    Contribuer à la visibilité du PBF, au partage du savoir et renforcement des connaissances du projet ;
•    Contributions pertinentes aux réseaux de savoir et communautés de pratique
Assurer la gestion budgétaire du projet et le fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts afin d’obtenir les résultats suivants :
Example of Duties:    •    Préparation des révisions budgétaires sur la base des plans de travail annuel.
•    Mise en œuvre d’un mécanisme de contrôle du projet à travers le suivi budgétaire, la modification et la préparation budgétaire ;
•    Préparation des exercices de planification des ressources financières ;
•    Préparation des rapports financiers périodiques du PBF sur la situation des ressources du Secrétariat PBF ;
•    Veille au respect des procédures, règles et politiques administratives et financières du PNUD.

En étroite collaboration avec l’Unité de Contrôle Qualité et l’Unité Finances du PNUD, effectuer le suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;
Example of Duties:    •    Suivi des écritures de régularisations, des ajustements financiers et assurer la mise en œuvre des mesures correctives ;
•    Saisie des réquisitions et des requêtes de paiements du Secrétariat dans Quantum ;
•    Réalisation des paiements dans Quantum des prestations liées à la mise en œuvre du projet ;
•    Appui à l’organisation des activités, séminaires, ateliers, retraites et voyages liées au projet ;
•    Effectuer la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le domaine des finances liées à la gestion de programme.

Supervisory/Managerial Responsibilities: Yes

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)
Thematic Area    Name    Definition
Administration &
Operations    Documents and
records
management    Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving
Administration &
Operations    Registry &
correspondence
management    Collecting, registration, maintaining and delivering of mail and UNDP pouch; Including Archive management
Administration &
Operations    Events
Management
(including
retreats, trainings
and meetings)    Support offices with event management including venue identification, accommodation, logistics, catering,
transportation, and cash disbursements, etc
Business management    Communication    •Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and
verbal communication: to tailor messages and choose communication methods depending on
the audience
•Ability to manage communications internally and externally, through media, social media and
other appropriate channels
Business development    Knowledge
Generation    •Ability to research and turn information into useful knowledge, relevant for context, or
responsive to a stated need

Un Diplôme de l’enseignement secondaire est requis ou
Un Diplôme Universitaire en administration des affaires, en administration publique, en finance, en économie, comptabilité ou dans un domaine connexe sera dûment pris en considération mais pas un requis.

Experience, Knowledge, and Skills

•    Minimum six (06) ans (avec le diplôme d’etudes secondaires) ou 3 ans (avec le diplôme de Licence) d’expérience au niveau national ou international en finances et dans la gestion administrative est requise
•    Une experience pertinente au sein d’entreprise privée, d’organisation non gouvernementale Nationale et internationale ou d’organisations internationales est souhaitable
•    Expérience avérée dans l’usage avancée d’Excel et autres feuilles de calculs des autres logiciels bureautiques (MS Word, Powerpoint, Outlook, etc.) est requise;
•    Connaissance avancée progiciel de gestion intégrée tels Quantum serait un atout.
Langues requises:

•    Une maitrise de la langue française est exigée
•    La connaissance de l’anglais est un atout.

Requis

Prière ajouter dans votre application votre diplôme le plus élevé ; vos certifications et vos trois derniers PMDs (si applicables) ;