RÉSUMÉ DU POSTE  

L’assistant(e) aux achats est responsable du traitement des activités d’approvisionnement assignées, conformément aux politiques et procédures d’International Medical Corps, aux réglementations des donateurs et du pays hôte.

Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

•    Veiller à ce que l’ensemble des activités d’approvisionnement assignées soient effectuées de manière éthique et transparente, conformément aux règles et réglementations applicables, en s’assurant du meilleur rapport qualité-prix.
•    Veiller à ce que les actions d’approvisionnement assignées soient documentées, correctement classées et prêtes pour les audits.
•    Veiller à ce que le suivi des achats pour la demande d’achat assignée soit à jour et à disposition des parties prenantes.
•    S’assurer que les fournisseurs sont enregistrés / contrôlés avant de passer commande et que leurs performances sont surveillées.
•    Responsable de l’acquisition rapide et transparente d’équipements, de fournitures et de services, du soutien et de la mise en œuvre du programme, tout en garantissant le respect des procédures et réglementations d’IMC, du gouvernement hôte et des donateurs.
•    Garantit le respect d’une concurrence ouverte, transparente, éthique et libre dans toutes les activités d’approvisionnement menées dans le but d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
•    S’assure que les fournisseurs sont enregistrés, évalués, sélectionnés et préqualifiés (selon les besoins) avant de passer commande.
•    S’assure que les performances des fournisseurs sont documentées pour les achats assignés.
•    Assure une sollicitation d’offres en temps opportun par rapport à la demande d’achat approuvée et aux critères de sélection définis.
•    Responsable des processus d’appel d’offres assignés, y compris l’examen des demandes d’achat, la sollicitation de devis, la collecte de devis, la comparaison des offres ou le soutien de leurs évaluations et la passation de commandes autorisées.
•    S’assure que la documentation d’approvisionnement complète et conforme est soumise pour examen et approbation.
•    Entretient des relations commerciales positives et éthiques avec les fournisseurs.
•    Assure des mises à jour régulières du suivi des achats pour les demandes d’achat assignées.
•    S’assure que les documents requis pour traiter les contrôles de quantité et de qualité (y compris les échantillons, le cas échéant) sont disponibles en temps opportun auprès du personnel chargé de traiter le décompte et le contrôle de qualité au moment de la remise des produits ou des services.
•    Vérifier les factures reçues des fournisseurs par rapport à la commande approuvée et à la confirmation de livraison.
•    Veille à ce que les demandes de paiement soient adressées au service financier dans les délais impartis, conformément aux conditions de paiement de la commande.
•    Partager les commentaires des demandeurs/utilisateurs et des partenaires commerciaux/fournisseurs avec le/la superviseur(se).
•    Assure l’utilisation correcte du catalogue d’articles dans les activités d’approvisionnement.

Conformité, audit et contrôles associés 

•    Responsable de la conformité des actions effectuées avec les politiques et procédures d’IMC, les règles applicables des donateurs et les lois et réglementations locales.
•     Mettre en œuvre des mesures d’atténuation liées aux achats assignés, en collaboration avec le/la superviseur(se).
•    Maintient des systèmes de classement précis à l’aide d’enregistrements documentés et vérifiables des transactions et rapports d’approvisionnement.
•    Assure la soumission en temps opportun ou la disponibilité des informations requises pour les rapports obligatoires.
•    Garantit les exigences de conformité à l’exportation pour toutes les actions d’approvisionnement assignées, le cas échéant.

Prévention de la fraude

•    S’engage à prévenir, détecter, signaler et réduire les risques de fraude, conformément aux politiques et procédures d’IMC, aux règles des donateurs et aux lois et réglementations locales.

Système d’information et de gestion logistique (SIGL) 

•    S’assure d’utiliser toutes les solutions logicielles avec précision et conformément aux lignes directrices d’IMC.

Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

QUALIFICATIONS MINIMALES
•    Généralement, un diplôme en logistique, en chaîne logistique, en gestion des transports ou dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée le cas échéant.
•    Généralement, 6 mois d’expérience dans les achats et/ou la logistique.
•    Bonnes compétences relationnelles et esprit d’équipe.
•    Engagement et compréhension des objectifs, valeurs et principes d’IMC
•    Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral.
•    Diplômes ou cours de formation pertinents.
•    Connaissance de MS Office, y compris MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook
•    Bonnes compétences interpersonnelles.
•    Capacité à travailler de manière participative avec le personnel pour évaluer les besoins, mettre en œuvre et suivre les activités.
•    Capacité à bien s’intégrer et travailler au sein d’une équipe multiethnique et multiculturelle.
•    Capacité à travailler dans des conditions difficiles, souvent dans des zones reculées.

JOB SUMMARY  

The Assistant, Procurement is responsible for processing assigned procurement activities in accordance with International Medical Corps policies and procedures, donor, and host country regulations.

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation.

MAIN TASKS AND RESPONSIBILITIES

•    Ensure all assigned procurements activities are performed in an ethical and transparent manner in line with applicable rules and regulations, ensuring best Value for Money.
•    Ensure assigned procurement actions are documented, properly filed and audit ready.
•    Ensure procurements tracking for assigned purchase request is up-to-date and available to stakeholders.
•    Ensure vendors are registered / vetted prior placing order and their performance is monitored.
•     Responsible for the timely and transparent acquisition of equipment, supplies and services, for program support and implementation, while ensuring compliance with IMC, host government and Donor’s procedures and regulations.
•    Ensures compliance open, transparent, ethical, and free competition in all conducted procurement activities with aim to achieve best value for money.
•    Ensures that vendors are registered, assessed, screened, and prequalified (as required) prior placing order.
•     Ensures that performance of vendors is documented for assigned procurements.
•    Ensures timely bids solicitation against approved purchase request and defined selection criteria.
•    Responsible for assigned bidding processes including review of procurement requisitions, solicitation of quotes, collecting quotes, comparing bids, or supporting their evaluations and placing authorized orders.
•    Ensures complete and compliant procurement documentation is submitted for review and approval.
•    Maintains positive and ethical business relations with vendors.
•    Ensures regular updates of procurement tracker for assigned purchase requisitions.
•    Ensures that documents required to process quantity and quality controls (including samples where applicable) are available timely with staff tasked to process count and Quality Control at the time of commodities or services handover.
•    Check received vendor invoices against approved order and confirmation of delivery.
•    Ensures timely payment request to Finance, in line with order payment terms.
•    Share feedback from requesters/users and business partners/suppliers to supervisor.
•    Ensures correct use of item catalogue use in procurement activities.

Compliance, Audit and related controls 

•    Responsible for compliance of performed actions with IMC policies and procedures and applicable donor rules and local laws and regulation.
•     Implement mitigations measures related to assigned procurements, in collaboration with supervisor.
•    Maintains accurate filing systems, with documented and auditable records of procurement transactions and reports.
•    Ensures timely submission or availability information required for mandatory reports.
•    Ensures Export Compliance requirements for all assigned procurement actions, where applicable.

Fraud prevention

•    Committed to fraud prevention, detection, reporting and fraud risk reduction as per IMC policies and procedures, donor rules and local laws and regulations.

Logistics Management & Information System (LMIS) 

•    Ensures to use any software solutions accurately and in line with IMC guidelines.

Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily all inclusive.

MINIMUM QUALIFICATIONS
•    Typically, a degree in Logistics, Supply Chain, transport Management or related area. An equivalent combination of relevant education and experience may be substituted as appropriate.
•    Typically, 6 months experience in Procurement and/or Logistics
•    Good interpersonal and team skills
•    Commitment to and understanding of IMC’s aims, values and principles
•    Fluency in written and spoken English
•    Relevant qualifications or training courses.
•    Knowledge of MS Office including MS Word, Excel, PowerPoint, and Outlook
•    Good interpersonal skills.
•    Ability to work in participatory manner with staff to assess needs, implement and monitor activities.
•    Ability to integrate and work well within multi-ethnic and multicultural team.
•    Ability to work in harsh conditions, often in remote areas