RÉSUMÉ DU POSTE 

Chargé(e) d’assister les services financiers et les autres membres de l’équipe dans l’accomplissement de diverses tâches financières et comptables. L’assistant(e) financier(ère) apportera son aide dans des domaines tels que la budgétisation, l’établissement de rapports financiers et la gestion du grand livre.

Le niveau du travail atteint peut varier en fonction de la complexité du portefeuille national, du nombre de facteurs d’influence et de leurs interdépendances. Au nombre des facteurs susceptibles d’influencer la complexité figurent la taille du programme national (valeur en USD et nombre de projets), la diversité des donateurs, l’interdépendance et les relations entre les projets, le nombre de sites sur le terrain, les parties prenantes, les ressources, le contexte national, etc.

Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Comptabilité et gestion financière 

• Aider à la préparation des rapports financiers, y compris les états financiers mensuels et annuels, l’analyse des écarts et les rapports ad hoc, le cas échéant.
• Aider au traitement des factures, des dépenses et des paiements
• Traiter et rapprocher les transactions des comptes créditeurs et débiteurs, en temps voulu et avec précision. Mettre à jour et conserver l’analyse des comptes créditeurs et débiteurs, y compris la gestion des avances au personnel.
• Préparer et traiter les écritures du registre et du grand livre.
• Mettre à jour et conserver des registres des opérations avec mises à jour en temps réel de Cost Point. Effectuer l’opération de clôture mensuelle des comptes de trésorerie après validation du ou de la responsable financier(ère)
• Veiller à ce que toutes les pièces justificatives soient numérisées et téléchargées dans le fichier IMC Share à des fins d’examen par le ou la superviseur(se) et d’audit interne
• Veiller à ce que les comptes de trésorerie soient rapprochés quotidiennement ; procéder au comptage quotidien des liquidités en présence du ou de la responsable financier(ère) ou du ou de la gestionnaire financier(ère). Préparer et mettre à jour la situation de trésorerie quotidienne dans le système TMS d’International Medical Corps
• Aider à la préparation et au suivi des budgets
• Assurer la tenue de registres financiers précis et à jour, y compris le classement, l’archivage de documents financiers et la récupération de documents du service financier. Veiller à ce que les documents soient correctement classés, estampillés et disponibles aux fins de numérisation mensuelle
• Soutenir les autres membres de l’équipe dans l’accomplissement des tâches financières et comptables quotidiennes, le cas échéant.
• Collaborer avec d’autres services afin d’assurer la réalisation précise et en temps voulu des transactions et rapports financiers.
• Participer à des projets ad hoc confiés par le ou la gestionnaire financier(ère).
• Rendre compte des opérations d’approvisionnement afin de garantir l’adéquation des pièces justificatives, l’exactitude et le contrôle des paiements. Travailler en coordination avec le département logistique, le cas échéant.

Relations de travail

• Entretenir des échanges fréquents avec le ou la responsable financier(ère)afin de s’assurer que les activités et objectifs financiers sont communiqués
• Travailler avec le personnel chargé des programmes et de la logistique pour veiller à ce que la coordination des programmes soit conforme aux objectifs fixés dans le budget

Représentation 

• Participer à la production de rapports et veiller à la ponctualité et à l’exactitude des informations fournies, ainsi qu’à la confidentialité des informations sensibles ;
• Contribuer à la création d’une image positive et à la crédibilité globale de l’organisation, notamment par l’application du code de conduite, de l’éthique, des valeurs et du point de vue de l’organisation à l’égard des acteurs internes et externes.

Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

QUALIFICATIONS MINIMALES 

• En règle générale, un diplôme universitaire de 4 ans en comptabilité ou en administration des affaires. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée le cas échéant
• En règle générale, au moins un an d’expérience dans le secteur humanitaire
• Connaissance des principes comptables ; expérience des principes comptables généralement acceptés souhaitée.
• Maîtrise de MS Word et Excel. Une expérience des systèmes comptables informatisés, de préférence des systèmes ERP (Costpoint), est un atout
• Expérience professionnelle au sein d’une grande équipe à l’échelle d’un service.
• Capacité à assumer ses responsabilités de manière autonome avec un minimum d’assistance technique au sein de l’organisation.

JOB SUMMARY   

Responsible for providing support to finance and other team members in various finance and accounting tasks. The Finance Assistant will assist in areas such as budgeting, financial reporting, and general ledger management.

The level of work performed may varies depending on the complexity of the country portfolio, as to the number of influencing factors and their interdependencies. Some of the factors affecting complexity may be size of country program (USD value and number of projects), variety of donors, interdependence and interrelations of projects, number of field sites, stakeholders, resources, country context, etc.

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation.

MAIN TASKS AND RESPONSIBILITIES 

Accounting and Finance Management  

• Assist in the preparation of financial reports, including monthly and annual financial statements, variance analysis, and ad-hoc reports as required.
• Assist in processing of invoices, expenses, and payments
• Process and reconcile accounts payable and receivable transactions in a timely and accurate manner. Update and maintain analysis of accounts payables and accounts receivables, inclusive of the maintenance of staff advances.
• Prepare and process journal entries and general ledger entries.
• Update and maintain transactions journals with real time updates to Cost Point. Complete the monthly closing operation of the cash accounts after validation of Finance Officer
• Ensure that all vouchers are scanned and uploaded into IMC Share file for Supervisor review and internal audit purpose
• Ensure cash accounts are reconciled daily; conduct daily cash count in the presence of Finance Officer or Finance Manager. Prepare and update the Daily Cash position in International Medical Corps TMS
• Assist in the preparation and monitoring of budgets
• Maintain accurate and up-to-date financial records, including filing, archiving financial documents and retrieval of finance documents. Ensure documents are properly filed, stamped and available on a monthly scanning
• Support other team members in day-to-day finance and accounting tasks as required.
• Collaborate with other departments to ensure accurate and timely completion of financial transactions and reports.
• Participate in ad-hoc projects as assigned by the Finance Manager.
• Account for procurement transactions to ensure adequate supporting documentation, accuracy, and control over payments. Coordinate with Logistics department, as applicable.

Working Relationships  

• Maintain frequent communication with Finance Officer to ensure finance activities and objectives are communicated
• Work with program and logistics staff to ensure the coordination of programs are within budgeted targets

Representation  

• Participate in the production of reports and ensure the timeliness and accuracy of information provided, as well ensuring confidentiality of sensitive information;

• Contribute to the creation of a positive image and overall credibility of the organization, notably through the application of the organization’s Code of Conduct, ethics, values, and standpoint regarding internal and external actors.

Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily all inclusive.

MINIMUM QUALIFICATIONS 

• Typically, a 4-year University degree in Accounting or Business administration. Equivalent combination of relevant education and experience may be substituted as appropriate
• Typically, minimum 1 years’ experience in the humanitarian sector
• Knowledge of accounting principles; experience with Generally Accepted Accounting Principles desired.
• Proficiency with MS Word and Excel. Experience in working with computerized accounting systems, preferably ERP systems (Costpoint), is a plus
• Experience of working within a large departmental team.
• Ability to carry-out responsibilities independently with minimal technical support from within the organization.