RÉSUMÉ DU POSTE 

Le rôle du/de la responsable du suivi et de l’évaluation (S&E) est de mettre en œuvre le plan de travail de S&E et de contribuer à la réalisation et l’amélioration de la qualité du programme/projet. Le/la responsable S&E apportera son soutien en collectant et gérant les données sur les sorties et les résultats du programme/projet. Le/la responsable S&E joue également un rôle clé dans l’analyse des données et la réalisation des activités de S&E sur le terrain. Le/la responsable S&E apportera son soutien à la fonction de S&E du programme sur le terrain en travaillant en étroite collaboration avec le personnel de terrain afin de garantir la qualité du programme/projet.

Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Politiques, lignes directrices et procédures d’IMC
•    Intégrer les lignes directrices mondiales en matière de S&E dans toutes les activités liées au S&E sur le terrain et veiller à ce que les notes d’orientation relatives au suivi et à l’évaluation soient fonctionnelles sur le terrain.
•    Appliquer et adapter les lignes directrices, outils et modèles de S&E mondial existants aux étapes pertinentes du cycle du projet.
•    Promouvoir activement les normes de prévention de l’exploitation et des abus sexuels (PSEA) au sein d’IMC et parmi ses bénéficiaires.
•    Contribuer à la création d’une image positive et à la crédibilité globale de l’organisation, notamment par l’application du code de conduite, de l’éthique, des valeurs et du point de vue des acteurs internes et externes.

Conception et planification de projets
•    Participer aux évaluations des besoins en organisant la formation des enquêteur(trice)s sur la méthodologie d’évaluation, les outils, la sélection des répondants et superviser l’équipe de terrain pour garantir l’intégrité des données sur le terrain.
•    Veiller à ce que les activités de S&E soient participatives.
•    Soutien à l’élaboration d’un cadre de résultats et d’un cadre logique, y compris des indicateurs, pour des projets simples.

Système de S&E
•    Veiller à ce que les différentes composantes du système de S&E soient fonctionnelles et pertinentes et maintenir le TSIP pour suivre les indicateurs de production, de résultat et d’impact et leur mesure dans les différents secteurs concernés.
•    Soutenir le service de S&E dans le développement de bases de données pour tous les programmes, en utilisant les technologies disponibles.
•    Organiser et diriger les activités de collecte de données en suivant le flux de collecte de données et d’établissement de rapports mis en place pour un projet.
•    Utiliser des outils pour suivre l’avancement du projet et les goulets d’étranglement et développer des outils simples de collecte de données basés sur des indicateurs de suivi.
•    Tenir à jour un système de S&E efficace (veiller à ce que les données collectées correspondent au cadre de S&E/TSIP).
•    Effectuer des visites régulières sur le terrain.
•    Effectuer une analyse périodique des données et trianguler les données provenant d’autres exercices de S&E.

Gestion de la qualité des données
•    Réaliser des audits périodiques de la qualité des données afin d’évaluer la qualité des données collectées pour les indicateurs.
•    Atténuer les pièges et problèmes liés aux données et veiller à ce que des stratégies soient mises en place pour obtenir des données de qualité.
•    Signaler les problèmes de qualité des données au/à la directeur(trice)/coordinateur(trice) S&E.
•    Respecter les concepts fondamentaux de la qualité des données.
•    Effectuer sur place des audits de routine de la qualité des données au niveau communautaire.
•    Évaluer la qualité des données collectées pour les indicateurs.
•    Fournir une supervision de soutien sur la qualité des données au niveau de l’établissement et de la communauté.

Échantillonnage
•    Mettre en œuvre des techniques d’échantillonnage probabiliste et non probabiliste, le cas échéant, après consultation du/de la directeur(trice).
•    Élaborer un cadre d’échantillonnage et procéder à l’échantillonnage en suivant les instructions (directeur(trice), lignes directrices).

Techniques qualitatives et quantitatives
•    Utiliser différentes méthodes qualitatives et quantitatives de collecte de données, y compris des entretiens structurés/semi-structurés, des entretiens avec des informateurs clés, des entretiens approfondis, des discussions de groupe, des discussions avec des groupes cibles et des observations directes en tant qu’outil de S&E.
•    Organiser des formations sur les techniques qualitatives de collecte de données à l’intention du personnel S&E, du personnel du programme et des enquêteur(trice)s.
•    Développer et utiliser des outils qualitatifs clés (listes de contrôle pour l’observation, guide pour les discussions de groupe et les entretiens) à des fins de suivi.
•    Appliquer les différentes techniques d’entretien (structuré/semi-structuré) et utiliser les questionnaires appropriés à des fins de suivi, le cas échéant.
•    Effectuer des visites régulières/en cas de besoin sur le terrain pour contrôler le processus de collecte des données afin d’en garantir la qualité.

Collecte mobile et manuelle de données
•    Déterminer l’outil de collecte de données approprié en fonction de l’objectif, des avantages et des inconvénients des techniques de collecte de données mobiles.
•    Installer et configurer des outils de collecte de données mobiles (OKD collect, Kobo collect, ONA collect, etc.) sur des smartphones ou des tablettes.
•    Concevoir un questionnaire simple à l’aide du formulaire XLS et configurer les smartphones et les tablettes pour la collecte de données mobiles.
•    Utiliser des smartphones/tablettes pour la collecte de données.
•    Dispenser une formation au personnel S&E et aux enquêteur(trice)s sur les mécanismes et logiciels de collecte de données mobiles et assurer l’assistance technique et le dépannage à toutes les étapes de la collecte de données mobiles, en veillant à ce que les données soient transférées à partir d’appareils mobiles, à ce que les appareils soient stockés en toute sécurité (système de connexion/déconnexion pour les enquêteur(trice)s) et à ce que les appareils soient chargés.
•    Analyse des données, y compris l’utilisation de logiciels statistiques.
•    Effectuer le nettoyage des données et garantir leur intégrité avant l’analyse des données.
•    Organiser et superviser la saisie et la consolidation des données.
•    Effectuer l’analyse descriptive de données univariées et bivariées à l’aide des tableaux croisés dynamiques d’Excel ou d’autres logiciels statistiques.
•    Interpréter les tableaux de fréquences, les tableaux croisés à deux variables, la moyenne et la médiane.

Conception d’évaluations
•    Contribuer à la préparation de l’évaluation du projet et faciliter le travail sur le terrain.
•    Utiliser et superviser des méthodes de collecte de données quantitatives, qualitatives et mixtes dans le cadre de l’évaluation.

Techniques de présentation des informations
•    Communiquer clairement les résultats des activités de suivi et des examens par rapport aux objectifs fixés par le projet.
•    Compiler les données et les indicateurs au niveau du projet pour l’établissement de rapports de manière claire et concise, en fournissant toutes les informations requises.
•    Élaborer des produits d’information pour partager les résultats de l’analyse et du suivi des données.
•    Rédaction de rapports d’évaluation et d’enquête.

Gestion des connaissances et apprentissage
•    Organiser la documentation des activités, résultats et processus de S&E du projet.
•    Organiser les données secondaires (sources internes et externes).

Thèmes transversaux
•    Suivre le contexte général par le biais de visites régulières sur le terrain et signaler les problèmes affectant les bénéficiaires et les relations intracommunautaires.
•    S’assurer que les données collectées sont représentatives de la population et démontrer une compréhension de la dynamique sociale.
•    Promouvoir et intégrer les différents besoins des groupes vulnérables, y compris les personnes ayant un statut différent en matière de sexe, d’âge et de handicap, dans tous les systèmes et activités de S&E.
•    Soutenir ou diriger la mise en œuvre d’analyses et d’évaluations de genre, le cas échéant, y compris le renforcement des capacités du personnel en matière d’outils et de protocoles, la collecte et l’analyse de données et la rédaction de rapports.
•    Veiller à la mise en place d’outils et de systèmes destinés à l’apprentissage et la prise de décision concernant les besoins des groupes vulnérables, y compris la désagrégation de l’ensemble des données, l’élaboration d’indicateurs intégrés et spécifiques, de questions de recherche spécifiques et de recommandations ciblées dans les rapports.

Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

QUALIFICATIONS MINIMALES
•    Généralement, une licence en sciences sociales, santé publique, statistiques ou développement international, avec une expérience en S&E. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée, le cas échéant.
•    Généralement, 32 ans ou plus d’expérience pertinente et progressive au sein d’une organisation humanitaire dans la mise en œuvre et la supervision d’un système de suivi et d’évaluation.
•    Connaissance des pièges et problèmes liés aux données, ainsi que des stratégies d’évaluation de la qualité des données collectées.
•    Connaissance des techniques d’échantillonnage probabiliste et raisonné couramment utilisées et des différentes méthodes de collecte et d’analyse des données qualitatives et quantitatives.
•    Connaissance de l’analyse descriptive de données univariées et bivariées à l’aide des tableaux croisés dynamiques d’Excel ou d’autres logiciels d’analyse avancés.
•    Connaissance des indicateurs et de leur mesure dans les différents secteurs concernés.
•    Comprendre le concept du suivi, de l’évaluation et de l’évaluation des besoins participatifs.
•    Excellente maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
•    Solides compétences en matière d’animation et de présentation de formations.
•    Communication efficace et compétences interpersonnelles.
•    Posséder des compétences analytiques, conceptuelles et de réflexion stratégique.
•    Gérer les performances en fixant des objectifs clairs.
•    Maîtrise de l’anglais à un niveau élevé (expression orale – lecture – écriture).
•    Maîtrise des LANGUES DE LA MISSION à un niveau élevé (expression orale – lecture – écriture).

JOB SUMMARY 

The role of the Officer Monitoring & Evaluation (M&E) is to implement the M&E work plan and contribute to achieving and improving the quality of the program/project. The Officer M&E will provide support by collecting and managing the program’s/project’s output and outcome data. Officer M&E also plays a key role in data analysis and carrying out M&E activities in the field. The Officer M&E will provide support to the program’s M&E function in the field through working closely with the field staff to ensure the quality of the program/project.

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation.

MAIN TASKS AND RESPONSIBILITIES

IMC’s policies, guidelines, and procedures
•    Mainstream the Global M&E Guidelines across all related M&E activities at the field level and ensure the guidance notes for monitoring and evaluation are functional at the field level.
•    Apply and adapt existing Global M&E Guidelines, tools, and templates at the relevant stages of the project cycle.
•    Actively promote the Prevention of Sexual Exploitation and Abuse (PSEA) standards within IMC and amongst its beneficiaries.
•    Contribute to the creation of a positive image and overall credibility of the organization, notably through the application of the Code of Conduct, ethics, values, and standpoint with regards to internal and external actors.

Project design and planning
•    Participate in needs assessments by organizing the training for enumerators on assessment methodology, tools, respondent’s selection, and supervise field team to ensure field level data integrity.
•    Ensure that M&E activities are participatory.
•    Support in developing results framework and logframe, including indicators, for simple projects.

M&E system
•    Ensure that different components of the M&E system are functional and relevant and maintain IPTT to track output, outcome, and impact indicators and their measurement in the different sectors of relevance.
•    Support M&E department in development of databases for all programs by using available technologies.
•    Organize and lead data collection activities following the data collection and reporting flow put in place for a project.
•    Use tools for tracking project’s progress and bottlenecks and develop simple data collection tools based on monitoring indicators.
•    Maintain effective M&E system (ensure data collected translates to the M&E Framework/IPTT).
•    Conduct regular field visits.
•    Conduct periodic data analysis and triangulate data from other M&E exercise.

Data quality management
•    Conduct periodic data quality audits to assess the quality of collected data for indicators.
•    Mitigate data pitfalls, issues, and ensure that strategies for quality data are in place.
•    Report data quality issues to the M&E Manager/Coordinator.
•    Adhere to the fundamental concepts of data quality.
•    Conduct on-site routine data quality audits at community levels.
•    Assess the quality of collected data for indicators.
•    Provide supportive supervision on data quality at facility and community-levels.

Sampling
•    Implement probability and non-probability sampling techniques as and when appropriate after consulting with manager.
•    Develop sampling frame and carry out sampling following instructions (manager, guidelines).

Qualitative and quantitative techniques
•    Use different qualitative and quantitate methods of data collection including structured/ semi structured interviews, key informant interviews, in-depth interviews, group discussions, focus group discussions and direct observations as an M&E tool.
•    Conduct trainings on qualitative techniques for data collection for M&E staff, program staff, and interviewers.
•    Develop and use key qualitative tools (observation checklists, guide for group discussion and interviews) for monitoring purposes.
•    Apply the different interview techniques (structured/semi-structured) and use appropriate questionnaires for monitoring purposes as and when appropriate
•    Conduct regular/when required site visits to monitor data collection process to ensure data quality.

Mobile and manual data collection
•    Determine the appropriate data collection tool based on the purpose, advantages and disadvantages of mobile data collection techniques.
•    Install and configure mobile data collection tools (OKD collect, Kobo collect, ONA collect, etc.) on smart phones or tablets
•    Design simple questionnaire using XLS form and configure mobile phones and tablets for mobile data collection.
•    Use smart phones/tablets for data collection
•    Provide training to M&E staff and enumerators on mobile data collection mechanisms and software, and provide technical support and troubleshooting during all stages of mobile data collection, ensuring data is transferred from mobile devices and the devices are securely stored (sign in/sign out system for enumerators) and ensuring devices are charged
•    Data analysis, including use of statistical software
•    Perform data cleaning and ensuring data integrity before data analysis.
•    Organizing and overseeing data entry and data consolidation.
•    Perform descriptive univariate and bivariate data analysis using Excel Pivot tables or statistical software.
•    Interpret frequency tables, bi-variate cross tables, the mean and median.

Evaluation design
•    Contribute to the preparation of project evaluation and facilitating the field level work.
•    Use and supervise quantitative, qualitative, and mixed methods of data collection in evaluation.

Techniques for presenting information
•    Communicate clearly the findings of monitoring activities and reviews against targets set by the project.
•    Compile data and indicators at the project’s level for reporting in a clear and concise manner, providing all required information.
•    Develop information products to share results of data analysis and monitoring.
•    Drafting reports of assessments and surveys

Knowledge Management and Learning
•    Organize the documentation of the project’s M&E activities, results, and processes.
•    Organize secondary data (internal and external sources).

Cross-cutting themes
•    Monitor the general context through regular field visits and report issues affecting beneficiaries and intra-community relations.
•    Ensure data collected is representative of population and demonstrate an understanding of social dynamics.
•    Promote and incorporate considerations to the different needs of vulnerable groups, including people of different sex, age, and disability status, into all M&E systems and activities.
•    Support or lead in the implementation of gender analyses and gender assessments as required, including staff capacity building on tools and protocols; data collection; data analysis; and report writing.
•    Ensure tools and systems are in place for learning and decision making on the needs of vulnerable groups, including disaggregation of all data, development of mainstreamed and specific indicators, specific research questions, and targeted recommendations in reports

Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily all inclusive.

MINIMUM QUALIFICATIONS
•    Typically, bachelor’s degree in social sciences, public health, statistics, or international development, with experience in M&E. Equivalent combination of relevant education and experience may be substituted as appropriate.
•    Typically, 32+ years of relevant and progressive experience with a humanitarian organization in implementing and overseeing monitoring and evaluation system.
•    Knowledge of data pitfalls, issues, and strategies for assessing the quality of collected data.
•    Knowledge of commonly used probability and purposive sampling techniques and different methods of qualitative and quantitative data collection and analysis.
•    Knowledge of descriptive univariate and bivariate data analysis using Excel Pivot tables or other advanced analysis software.
•    Knowledge of indicators and their measurement in the different sectors of relevance.
•    Understand the concept of participatory monitoring, evaluation and needs assessment.
•    Excellent proficiency in Microsoft Office applications, including Word, Excel, Outlook, and PowerPoint.
•    Strong training facilitator/presentation skills.
•    Effective communication and interpersonal skills.
•    Have the analytical, conceptual, and strategic thinking skills.
•    Manage performance by setting clear goals.
•    High-level English proficiency (Speaking – Reading – Writing)
•    High-level MISSION’S LANGUAGE proficiency (Speaking – Reading – Writing).