Background and Organizational Context

Sous la supervision générale du Team Leader du Pilier Consolidation de la Paix et Renforcement de la Démocratie (Gouvernance) et la supervision directe du Coordonnateur du Pilier, I’ Associé/e au Programme s’assure de l’exécution effective et efficace du programme conformément aux règles et procédures du PNUD en la matière.
L’Associé/e au Programme travaille en étroite collaboration avec toutes les Unités du Programme, les Opérations, les projets ainsi que les Agences du Système des Nations Unies et les autres programmes du pays afin de résoudre les problèmes opérationnels de la mise en œuvre et pour échange d’informations.

Position Purpose

• Contribue dans la formulation du Programme et à sa mise en œuvre;
• Appuie le Coordonnateur du Pilier Gouvernance dans la gestion du programme du Pilier;
• Assure un appui administratif au Pilier et Contribue à la mise en place d’un système efficace d’archivage des documents relatifs au partenariat et la gestion des projets du Pilier;
• Assure la gestion des outils de suivi de Partenariat et de clôture des projets;
• Facilite le renforcement des capacités et l’échange des connaissances.

Key Duties and Accountabilities

Appuyer la formulation des stratégies de programme et la mise en œuvre des descriptifs de programme de pays (descriptif de programme de pays).

Duties : 

• Collecte, et présentation des informations de base pour la formulation du Programme Pays, du draft des documents des projets, des plans de travail, des budgets et des propositions pour des arrangements de mise en œuvre ;
• Préparation de la documentation générale et tout support technique à la négociation et à la revue du programme ;
• Assurer la coordination du Pilier dans les activités programmatiques du bureau pays, du bureau régional et du siège ;
• Piloter la collecte de données et fournir des renseignements généraux nécessaires à l’élaboration des CPDs, des rapports périodiques et autres documents sur les activités du Pilier et l’établissement des données de référence, des jalons et des cibles ;
• Fournir de l’information et des données probantes pour orienter les programmes futurs et déterminer les modalités de mise en œuvre.

Fournir un appui efficace à la gestion du programme du bureau de pays. Appuie le Coordonnateur du Pilier Gouvernance dans la gestion du programme du Pilier

Duties : 

• Assister le Coordonnateur du Pilier dans le suivi des activités du Programme du Pilier par l’examen d’une série de données y compris les plans, les rapports d’avancement, la gestion des ressources, les révisions budgétaires et les dépenses ;
• Identifier les goulets d’étranglement liés au programme et proposer des solutions et Assurer la conformité du Pilier aux exigences programmatiques et opérationnelles du bureau pays à travers notamment la création des projets dans Quantum, la préparation des révisions budgétaires, la collecte des documents en vue de la clôture opérationnelle et financière des projets ;
• Préparer les audits externes et internes des programmes et projets et appuyer la mise en œuvre des recommandations d’audit.
• Assurer le suivi des engagements des projets vis-à-vis des bailleurs de fonds (Rapports narratifs et financiers) ainsi que vis-à-vis du bureau pays et du siège
• Fournir des conseils quotidiens aux partenaires de mise en œuvre sur la mise en œuvre des projets et suivre l’utilisation des ressources financières.  Contribuer à la gestion des solutions de technologie numérique dans la mise en œuvre du programme vers l’évolutivité et la durabilité conformément aux normes numériques du PNUD.
• Contribuer à la gestion efficace des données dans la mise en œuvre du programme, tout au long du cycle de vie des données. Assurer le suivi des indicateurs de performance des programmes et des projets/critères de réussite, des objectifs et des jalons, de la préparation des rapports et de la mise en œuvre de mécanismes et d’outils de gestion axée sur les résultats.

Assure un appui administratif au Pilier et Contribue à la mise en place d’un système efficace d’archivage électronique et physique de tous les documents du Pilier

Duties : 

• Gestion administrative et financière du projet de la Coordination du Pilier par la revue des rapports financiers des projets et préparation des PO et Vouchers en appui aux projets, vérification de toutes les requêtes produites par les projets afin de s’assurer que les COA sont conformes et que l’activité initiée cadre avec le PTA, création des réquisitions dans Quantum ;
• Gérer les réunions du Pilier et gérer toutes les correspondances du Pilier par la préparation des comptes-rendus, assurer le suivi des recommandations formulées, la rédaction des projets de lettres et Apporter un appui logistique aux différentes rencontres organisées par le Pilier (réunion, retraite, missions …)
• Assurer un appui dans la gestion de carrière du personnel du Pilier (MEMOs de recrutement et de reconduction des contrats, formation du personnel) et Assurer la supervision directe du Chargé de la Logistique et du Commis du Pilier ainsi que des chauffeurs affectés à la Coordination ;
• Gérer l’archivage physique et digital de différents documents produits au sein du Pilier en s’assurant du fonctionnement efficace du SharePoint du Pilier et identifiant avec les Opérations un espace d’archivage physique de tous les documents du Pilier, y compris ceux des projets ;
• Superviser l’organisation régulière de la retraite du Pilier et d’autres événements programmatiques.
• Fournir un appui administratif à l’unité du programme en maintenant le système interne de dépenses et en procédant à un examen d’assurance qualité des rapports techniques et des paiements, y compris le suivi avec d’autres unités et la prise de mesures correctives en temps opportun.

Appuyer la mise en œuvre des stratégies de partenariat et de mobilisation des ressources en matière de CO.

Duties : 

• Elaborer, de concert avec OBPI/UPAQ et les M&E et mettre à jour régulièrement la liste des projets à clôturer opérationnellement et faire le suivi auprès du PMSU afin que la clôture effective des projets dans Quantum se fasse dans les délais prévus
• Maintenir à jour la cartographie (infographie) annuelle de la présence des projets du Pilier dans le pays
• Etablir une liste des projets en cours et le schéma de la répartition des ressources non core/core ainsi que la part de chaque bailleur et la mettre à jour à la signature de chaque nouvel accord ;
• Analyser l’information sur les donateurs et préparer des profils de donateurs et Etablir une liste de contact des partenaires (bailleurs de fonds, partenaires du SNU, OSC et Partenaires techniques des projets et de la partie nationale) et la mettre régulièrement à jour et sur le SharePoint ;
• Suivre les ressources mobilisées et en rendre compte, Assurer le suivi des engagements du Pilier vis-à-vis du bureau pays, du RBA, du Siège et des partenaires et bailleurs de fonds et Examiner les accords de contribution et gérer les contributions dans le Quantum.

Faciliter le renforcement et le partage des connaissances au sein du Pilier.

Duties :

• Collecter et préparer le plan de formation au sein du Pilier et Organiser et dispenser une formation liée au programme pour le personnel concerné du programme et des opérations.
• Mettre en place les plans de congé et de missions et s’assurer qu’il est suivi et mis en œuvre par les différents projets ;
• Partager les connaissances avec différents collègues sur la gestion dans Quantum, la préparation des révisions budgétaires, des réquisitions, des POs, etc…
• S’assurer que le staff dispose des moyens et conditions de travail nécessaires dans l’exercice de leurs fonctions ;
• Compiler les leçons apprises et les meilleures pratiques.
• Fournir des contributions aux réseaux de connaissances, aux communautés de pratique et aux plateformes de connaissances numériques.

Supervisory/Managerial Responsibilities : Sous la supervision générale du Team Leader du Pilier Consolidation de la Paix et Renforcement de la Démocratie (Gouvernance) et la supervision directe du Coordonnateur du Pilier

Requirements :

Education

• Diplôme d`études secondaires requis ou,
• Un diplôme universitaire en Administration des affaires, en Administration publique, en sciences politiques, en sciences sociales, en sciences économiques, en Gestion Financière ou dans un domaine connexe serait un atout.

Experience :

• Au moins 6 ans (avec diplôme d’études secondaires) ou 3 ans (avec baccalauréat) d’expérience pertinente en matière d’administration, de gestion financière et administrative, de gestion ou de programme à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés sont exigés au niveau national et/ou international.
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.), de progiciels de bases de données et de systèmes de gestion Web tels que ERP est requise
• Expérience dans l’examination et d’édition des documents, la production des rapports de réunion identifiant les actions clés est souhaitable

Language Requirement :

• Parfaite connaissance du français et de la langue locale est requise
• Une bonne connaissance de l’anglais serait souhaitable

Other :

Exigences linguistiques

• La maîtrise du Français est exigée et une connaissance pratique de l’anglais est désirée
• La maîtrise d’une des langues nationales du lieu d’affectation est exigée du personnel local

Expected Demonstration of Competencies

Obtenir des résultats
NIVEAU 2 : Développer les solutions et simplifier les processus, équilibrer la rapidité et la précision dans l’exécution du travail

Penser de manière innovante
NIVEAU 2 : Offrir de nouvelles idées/s’ouvrir à de nouvelles approches, démontrer une pensée systémique/intégrée

Apprendre continuellement
NIVEAU 2 : Sortir de votre zone de confort, apprendre de autrui et soutenir leur apprentissage

Adaptez-vous avec agilité 
NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement

Agir avec détermination

NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément

S’engager et s’associer
NIVEAU 2 : Faciliter/intégrer, rassembler les gens, établir/maintenir des coalitions/partenariats

Favoriser la diversité et l’inclusion
NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences et tenir compte de la prise de décision

Compétences transversales et techniques 

Gestion d’entreprise

Gestion de projet 

• Capacité de planifier, d’organiser, de prioriser et de contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques
  Gestion d’entreprise   Satisfaction de la clientèle/gestion de la clientèle
• Capacité à répondre rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et / ou des solutions opportunes et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
• Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle.
• Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
• Capacité d’anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.

Développement des affaires   

Production de connaissances 

• Capacité de rechercher et de transformer l’information en connaissances utiles, pertinentes pour le contexte ou répondant à un besoin déclaré

Gestion d’entreprise

Gestion du risque

• Capacité d’identifier et d’organiser des actions autour de l’atténuation et de la gestion proactive des risques

Gestion d’entreprise

Gestion axée sur les résultats

• Aptitude à gérer des programmes et des projets en mettant l’accent sur l’amélioration des performances et des résultats démontrables.

Finance 

Gestion budgétaire

• Aptitude à appuyer les aspects budgétaires du processus de planification du travail, de l’établissement et de la gestion des budgets d’équipe.

Approvisionnement 

Gestion des contrats

• Connaissance des concepts, principes et méthodes de gestion des contrats et aptitude à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.

 

Keywords

• Élaboration du programme
• Gestion axée sur les résultats
• Rapports financiers et suivi
• Mobilisation des ressources